چگونه ورود و خروج کارمندانمان را مدیریت کنیم؟

از آنجایی که رعایت نظم در هر جایی موجب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد کارکنان می‌شود؛ این مسئله برای محیط کار هم وجود دارد و هر چقدر کارکنان در ساعات ورود و خروج خود، نظم بیشتری را رعایت کنند؛ بهره‌وری شرکت نیز بالاتر خواهد رفت! در گذشته برای نظم دادن به ساعات ورود و خروج کارمندان، از روش‌های سنتی مانند نوشتن ساعت‌ها و کارت‌های پانچی استفاده می‌شد. اما این روزها با سر کار آمدن دستگاه‌ ثبت ورود و خروج پیشرفته، ورود و خروج کارکنن نظم بیشتری پیدا کرده است! اگر شما هم از آن جمله مدیرانی هستید که با کارمندان بی‌نظم بسیاری سر و کار دارید و نمی‌دانید چگونه نظم را در محیط کارتان برقرار کنید؛ در این مقاله همراه ما باشید تا تعدادی ترفند کاربردی برای مدیریت ورود و خروج کارمندان به محیط کار به شما معرفی کنیم!

چگونه با بی‌نظمی‌های کارکنان در ساعات ورود و خروج مقابله کنیم؟

اگر از بی‌نظمی کارمندان خود در زمان رساندن خود به محل کار نارضایتی دارید و اگر کارمندان شما از آن دسته کارمندانی هستند که همیشه دیر به سر کار می‌آیند؛ این مقاله دقیقا برای شما نوشته شده است! پایبند بودن به مقررات اداری یک سازمان، همواره از اصول حیاتی یک سازمان است که تمامی کارکنان ملزم به رعایت و احترام گذاشتن به آن هستند! نظم داشتن در ساعات ورود و خروج هم یکی از اصول ارزشی سازمان است و همه‌ی کارمندان باید به آن احترام بگذارند! بنابراین شما باید همیشه با کارمندان متخلفی که تاخیر در ساعات کار جزئی از برنامه‌ی روزانه‌ی آن‌ها شده است؛ برخوردی جدی داشته باشید! بگذارید برایتان روشن کنم که اگر این کار را به درستی انجام ندهید چه خطراتی منابع انسانی سازمانتان را تهدید می‌کند:

اگر شما با کارمندان متخلفی که چندین بار تاخیر داشتن را به طور متوالی تکرار کرده‌اند؛ برخوردی نداشته باشید در حقیقت دارید به سایر کارمندانتان که به موقع و در زمان مقرر در سازمان حضور پیدا می‌کنند بی‌احترامی می‌کنید. زیرا پس از مدتی ممکن است این کارمندان هم نسبت به نظم شخصی ساعات ورود و خروج بی‌تفاوت شوند یا اگر هم به موقع در سر کار حاضر شوند با نارضایتی باشد.از ظرغ دیگر، برخورد با عصبانیت و به دور از منطق هم با کارکنانی که فقط یکبار تاخیر داشته‌اند، چندان منطقی و انسانی به نظر نمی‌رسد زیرا ممکن است واقعا مشکلی جدی برای آن کارمند به وجود آمده باشد ! دلایلی مانند خرابی وسیله‌ی نقلیه، بیماری یکی از اعضای خانواده، تصادف و کارهای اجتناب ناپذیر از جمله مسائلی هستند که ممکن است باعث تاخیر کارمند شما شوند اما شما باید برخوردی منطقی با این اصول داشته باشید!

پیشنهاد ما برای یک برخورد اصولی و منطقی با کارمندهای متاخر، این است که با او صحبت کنید و از او دلیل تاخیرش را خیلی دوستانه بپرسید و بپرسید که آیا کاری از جانب شما برای او بر می‌آید یا خیر! سپس به او بگویید که حضور به موقع کارمندان در محل کار چقدر برای شما با ارزش است و از این که او تا به حال در کارنامه‌ی خود تاخیری نداشته چقدر رضایت دارید. این گونه هم برخوردی صحیح و در خور شان مدیر عامل داشته‌اید؛ هم کارمندتان متوجه اهمیت قضیه می‌شود و هم اینکه روابط خوبی با کارمندانتان ایجاد کرده‌اید و آن‌ها بابت این برخورد منطقی به شما احترام خواهند گذاشت! یعنی در حقیقت با یک تیر سه نشان خواهید زد و به سه هدف دست پیدا می‌کنید!

حالا در ادامه‌ی مقاله تصمیم داریم 3 تکنیک بسیار جذاب و کاربردی دیگر را هم به شما معرفی کنیم تا بدانید که چگونه باید برخورد صحیحی را با کارمندان متاخرتان داشته باشید تا آن‌ها متوجه اشتباه خود بشوند و آن را کنار بگذارند!

سه ترفند فوق‌العاده برای مدیریت ورود و خروج کارمندان

البته توصیه‌ی ما این است که زمانی از این سه ترفند استفاده کنید که روش بالا جواب نداده باشد و شما هر چقدر هم بنشینید و منطقی صحبت کنید؛ کارمند متخلفتان حاضر به ترک این عادت زشت خود نباشد! بیایید با هم ببینیم که چه باید کرد:

نصب دستگاه ورود و خروج کارمندان

اولین گام این است که یک دستگاه ثبت ورود و خروج در محل کار خود نصب کنید. زمانی که یک دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل را در محل کار خود نصب می کنید و کارکنان را ملزم می کنید که ورود و خروج شان را از طریق این دستگاه ثبت کنند؛ به صورت بسیار واضح و آشکار، همه­‌ی کارکنان را به اهمیت حضور و غیاب واقف می کنید و باعث می شوید که ناخودآگاه آن ها خودشان را در حال کنترل شدن ببینند. در این صورت، طبیعتاً دقت بیشتری در ورود و خروج شان خواهند داشت.

تشویق و تنبیه کارمندان منضبط و بی‌نظم

یک سری تشویق برای کارکنان منضبط و یک سری سیاست های تنبیهی هم برای کارکنان غیرمنضبط در نظر بگیرید! به طور مثال، برای کسانی که همیشه ورود و خروجشان در ساعت‌های مجاز است، کسر کار ندارند و تعجیل در خروج ندارند؛ یک پاداشی به صورت اضافه کار یا هر شیوه‌ی دیگری به عنوان تشویق گذاشته شود. به این ترتیب، آن‌ها تشویق خواهند شد و نظم خود را با انگیزه‌ی بیشتری دنبال خواهند کرد!

از طرف دیگر یک سری سیاست های تنبیهی هم برای پرسنل نامنظم بگذارید؛ به طور مثال، میزان تأخیرشان را با ضرایبی در حقوقشان لحاظ کنید یا با اضافه کار و چیزهای از این قبیل، جریمه‌شان کنید! این شیوه‌ها در روش محاسبه حقوق و دستمزد در قانون کار نیز آمده است. شما در حقیقت از مجازات‌هایی که در کمیته‌های انضباطی محل کار تشکیل می دهید، می‌توانید به عنوان سطوح تنبیهی استفاده کنید و این کار از لحاظ قانونی نیز هیچ مشکلی نخواهد داشت!

استفاده از سامانه‌های حضور و غیاب

آخرین ترفند از 3 ترفند مدیریت ورود و خروج این است که با استفاده از سامانه‌های حضور و غیاب، کارکنان اهمیت ساعات ورود و خروج را لمس می کنند. حضور و غیاب و زمان ورود و خروج، به عنوان یکی از فاکتورهای مؤثر در نظم می تواند در بهره وری سازمان مؤثر باشد و به عنوان یکی از شاخص‌های مهم نظم، در ارزیابی عملکرد کارکنان می تواند مؤثر باشد. همین موضوع می تواند باعث شود که کارکنان، نتایج ورود و خروج مرتب و منظم خودشان را در قالب نتایج ارزیابی عملکردشان مشاهده کنند. مهم این است که این ارزیابی عملکرد، تأثیر مستقیم در حقوق و دستمزد یا در حقیقت فاکتورهای تشویقی مثل کارانه، پاداش و این قبیل چیزها داشته باشد و پرسنل این را درک کنند که در کنار عملکرد مؤثر و قوی خودشان، ورود و خروج و نظم سازمانی هم در درآمد آن ها تأثیر دارد؛ و در ارتقاء سازمانی، دریافت پست های بالاتر و سایر جنبه‌های کاریشان مؤثر است.

اگر این تأثیر را ببینند، قطعاً در کنترل ورود و خروج خود دقت بیشتری می‌کنند؛ و عملکردشان به طبع منظم‌تر، بهتر و دقیق‌تر خواهد بود.

کارت حضور و غیاب

یکی از راهکارهای موثر برای کنترل ورود و خروج کارمندان، ستفاده از کارت‌های حضور و غیاب است. کارت‌های حضور و غیاب برای هر فرد به صورت مجزا صادر می‌شوند و با قرار گرفتن روی دسنگاه، هویت فرد و ساعت ورود یا خروج ا را ثبت می‌کنند. همچنین هر کارت ورود و خروج می‌تواند به عنوان کارت تغذیه هم برای کارکنان، مورد استفاده قرار بگیرد. البته احتمال تقلب در این کارت حضور و غیاب بسیار بالاست و هر کارمند می‌تواند کارت خود را به فرد دیگری بدهد تا حضورش را ثبت کند با این که خودش در شرکت حضور ندارد. اما اگر یک دوربین مدار بسته بالای دستگاه حضور و غیاب کارتی نصب شود ؛ احتمال این تقلب تقریبا به صفر می‌رسد!

دستگاه انگشت‌زنی حضور و غیاب

یکی از پرطرفدارترین و شایع‌ترین دستگاه‌های ثبت ورود و خروج ارمندان در شرکت‌های مختلف، همین خانواده‌ی دستگاه‌های حضور و غیاب اثرانگشتی هستند. این دستگاه‌ها نسبت به دستگاه‌های ثبت ورود و خروج کارتی قدیمی، سیستم و عملکرد نسبتا جدیدتری را دارند و امروزه در بیشتر سازمان‌ها از آن‌ها استفاده می‌شود. اگر بخواهید قیمت دستگاه انگشت‌زنی حضور و غیاب را بدانید کافیست به وبسایت جهان گستر پارس به نشانی https://www.jahangostarpars.com/finger-print-time-attendance/ مراجعه کنید!

کلام پایانی

در این مقاله ما تلاش کردیم که تاثیر سیستم‌های ورود و خروج را در افزایش بهره‌وری سازمان برای شما توضیح دهیم و نقش این دستگاه‌ها را برای شما به طور کامل معرفی کنیم. از طرفی نقش ثبت زمان ورود و خروج را در افزایش بهره‌وری سازمان فهمیدیم و با معرفی سه تکنیک کارآمد و خارق‌العاده، سعی کردیم به شما راه حل‌هایی را معرفی کنیم که بتوانید از ظرفیت سازمانتان حداکثر استفاده را ببرید. امیدوارم که خواندن این مقاله برای شما مفید بوده باشد و توانسته باشید از آن استفاده‌ی لازم و کافی را ببرید!