راهنمای کامل طراحی و تجهیز سالن کنفرانس و همایش با شرکت طنین سیما
طراحی سالن همایش و کنفرانس اهمیت ویژه ای برای شرکت‌ها، سازمان های کوچک و بزرگ و دولتی و خصوصی و بسیاری از مجتمع‌های تجاری مدرن دارد. سالن همایش و آمفی تئاتر برای برگزاری جلسات، اجتماعات، مهمانی‌ها، برنامه ها و در بعضی سالن‌های خاص‌تر که برای سینما طراحی شده اند برای تماشای فیلم استفاده می‌شود.
از جمله مکان‌های معروف که از این فضا استفاده می‌کنند میتوان به سالن همایش‌های اسلامی، مجلس شورای اسلامی، سازمان ملل، هتل اسپیناس، هتل استقلال، سالن همایش و کنفرانس شرکت سایپا، سالن همایش شهرداری تهران، آمفی تئاتر آتش نشانی تهران، سالن جلسه و همایش بیمارستان لبافی نژاد و… اشاره کرد. شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ بنا به نیازسنجی انجام شده، اقدام به ساخت سالن آمفی تئاتر و تجهیز سالن کنفرانس و همایش با توجه به خواسته‌هایشان می‌کنند.
- نقشه و پلان طراحی
- دکوراسیون سالن
- تجهیزات تصویری
- تجهیزات صوتی
- نورپردازی
- انتخاب صندلی
طراحی سالن کنفرانس در گذشته از یک ظاهر سنتی برخوردار بود اما امروزه این سالن ها در طرح های مدرن دارای جذابیت بیشتری هستند. دلیل اهمیت سالن های کنفرانس و سالن های همایش برگزاری سمینارها و جلسات افراد مهم در این مکان ها می باشد. در دکوراسیون داخلی این سالن ها علاوه بر مواردی مانند موارد فنی و معماری باید ضوابط و استاندارد های بسیاری مورد توجه قرار گیرد.
راهنمایی طراحی سالن کنفرانسمشاوره با کارفرما اولین قدم برای طراحی سالن همایش و طراحی سالن کنفرانس است. در این اولین قدم مواردی از جمله امکانات، قابلیت ها و توقعاتی که مد نظر کارفرما می باشد در طی همین جلسات مشاوره و راهنمایی مشخص می شوند. این جلسات مشاوره با بازدید کارشناسان از مکان ساخت پروژه و با هدف مستند سازی از وضعیت موجود همراه می باشد. کارشناسان در همین مرحله ی اول دو قسمت معماری و الکتریکال را بررسی می کنند.کارشناسان این بررسی ها را در قالب های طرح های پیشنهادی به کارفرما ارائه خواهند داد.
این طرح ها شامل لیست قیمت، اطلاعات فنی، تجهیزات و… می شود. این طرح های پیشنهادی پیش زمینه ای برای جلسه های بعدی است تا طرح ها کامل شوند و مقدماتی که برای طراحی سالن های همایش و کنفرانس نیاز است محق گردد.
پس از اینکه طرح های اولیه تایید شد مرحله ی بعد تهیه کردن نقشه های سالن است. این نقشه ها شامل مواردی از جمله مقاطع طولی و عرضی، نحوه ی چیدمان فضا و پلان ها می شود. به عهده گرفتن مسئولیت و انجام این مرحله از طراحی سالن همایش و کنفرانس وظیفه ی تیم های معماری است.
در طراحی سالن های کنفرانس بسیاری از موارد را باید مورد توجه قرار داد که این موارد عبارتند از:
- استفاده کردن از رنگ های بسیار جذاب
- محل قرار گرفتن مخاطبین و سن
- توجه به سیستم کنترل مرکزی
- نورپردازی
- مبلمان
- اجرای اصولی که مربوط به زیبایی شناسی است
- توجه به مسیر عبور و مرور افراد
- استفاده کردن از دیوار پوش های آکوستیک
- توجه به سیستم های صوتی و ویدئویی
- و…
در طراحی سالن های کنفرانس ابعاد و شکل ظاهری آنها دارای اهمیت بالایی می باشد. مواردی که به ابعاد سالن ها بستگی دارند عبارتند از: تعداد ردیف های سالن، عرض راهروها، تعداد مخاطبین، خطوط دید حضار، اندازه ی صندلی ها و…
سالن هایی که دارای ابعاد کوچکی هستند و حداکثر ظرفیت آنها ۸۰ نفر است سالن های با کف مسطح مناسب تر است. اما سالن هایی که شامل ابعاد بزرگتری هستند قاعدتا دارای ظرفیت بیشتری نیز هستند از این رو برای دید بهتر مخاطبین نسبت به سن و دیگر کارکردهای سالن استفاده از سطوح پلکانی یا شیبدار مناسب تر است.
دکوراسیون اتاق کنفرانس یکی از موارد بسیار مهم در طراحی سالن کنفرانس است که در هر اداره، شرکت و یا سازمان باید بسیار مورد توجه قرار گیرد زیرا تمامی تصمیمات مهم در این اتاق و جلسه گرفته می شود. هر چقدر دکوراسیون سالن های کنفرانس دارای طرح جذابی باشند به همان اندازه میزان اثرگذاری و نفوذ پذیری مطالب در افراد نیز افزایش می یابد. از جمله نکاتی که در دکوراسیون سالن های کنفرانس اهمیت بالایی دارند عبارتند از:
- انتخاب صندلی و نوع چیدمان آن
دو عامل در نحوه ی چیدمان صندلی ها دخیل است که شامل اندازه ی صندلی ها و تعیین فاصله ی بین ردیف ها برای عبور و مرور افراد می شود. نکته ی مهمی که در این خصوص باید به آن توجه کرد یک اندازه بودن فاصله ی بین ردیف صندلی ها از ابتدا تا انتها است. نکته ی دیگر اختلاف ارتفاع در بین ردیف صندلی ها برای توجه و راحتی بیشتر اشخاص است که این نکته نیز باید در طراحی سالن کنفرانس مورد توجه قرار گیرد. صندلی یکی از مهم ترین تجهیزات سالن همایش است.
- تجهیزات تصویری
سیستم تصویر برداری خودکار و سیستم پخش تصویر از جمله تجهیزات تصویری می باشند. در گذشته تصویر برداری به صورت دستی توسط فیلمبردار انجام میشد اما امروزه با استفاده از سیستم های جدید به صورت خودکار چرخش دوربین به سمت فردی که سخنرانی می کند بلافاصله در شروع سخنرانی انجام میگیرد.
برای پخش تصویر فردی که سخنرانی می کند، کنفرانس ویدئویی، نمایش فایل ها و پخش فیلم نیازمند استفاده از صفحه های نمایشی در ابعاد بزرگ می باشند. روش های پخش تصویر که از استاندارد ترین و عمومی ترین روش های پخش تصویر می باشند میتوان به استفاده از ال سی دی، ویدئو پروژکتور و صفحه های پلاسما اشاره کرد.
"مانیتور لیفت" که با نام مانیتور میز کنفرانس نیز شناخته می‌شود یکی از وسایل جذابی است که در اتاق کنفرانس و سالن همایش به نحوی در میز جاساز می‌شود تا هنگام نیاز بالا بیاید و روی میز قرار بگیرد.
امکان نمایش و انتقال تصاویر لپ تاپ افرادی که سخنرانی می کنند روی نمایشگرها از امکانات بسیار مفیدی است که باعث تاثیرگذاری بیشتری در جلسات می شود.
سیستم کنفرانس جزء جدایی‌ناپذیر سالن‌های کنفرانس و در واقع بخشی از سیستم صوتی سالن جلسات است که برای بهینه ساختن فرآیند مدیریت جلسات ساخته شده‌اند. هنگامی که انسان‌ها فهمیدند برای پیش بردن اهدافشان نیاز به جلسه و مذاکره دارند همواره به فکر بهبود مدیریت جلسات خود بوده‌اند.
سیستم های کنفرانس به طور عمده به دو بخش تجهیزات صوتی و تجهیزات تصویری تقسیم بندی می‌شوند. در گام بعد میتوان نورپردازی را یکی از فاکتورهای مهم سالن کنفرانس حرفه ای دانست.
در ادامه با این راهنمای خرید سیستم کنفرانس همراه باشید. چرا به سیستم کنفرانس نیاز داریم؟ این سیستم چه کمکی به بهود جلسات می‌کند؟
سیستم کنفرانس علاوه بر تقویت صدای شرکت کنندگان جلسه در اتاق کنفرانس، امکانات دیگری نیز برای بهبود تجربه برگزاری جلسه در اختیار استفاده کنندگان قرار می‌دهد. سیستم کنفرانس در گام اول نظم خوبی را به جلسه شما می‌بخشد و مدیر جلسه می‌تواند ترتیب صحبت کردن افراد را کنترل کند. ضبط صدا و تصویر و مستند سازی جلسه ویژگی مهم بعدی سیستم های نوین کنفرانس است. اگر قصد رای گیری در جلسه را داشته باشید، قطعا یک سیستم حرفه ای مدیریت جلسه کنفرانس به کمک شما خواهد آمد.
یکی از مزیت های مهمی که سیستم های کنفرانس دارند نظم دادن و مدیریت سالن جلسه است. مدل‌های مختلف سیستم کنفرانس قابلیت زمان بندی وقت صحبت کردن شرکت کننده، امکان مدیریت تعداد افرادی که می‌توانند صحبت کنند، امکان قطع کردن صدای اعضا، ایجاد صف برای سخن گفتن، امکان رای گیری دیجیتالی، حضور و غیاب و… است. ضبط صدا و تصویر (اتو ترک Auto Track)
سیستم‌های کنفرانس دیجیتال این قابلیت را دارند تا با اضافه کردن یک یا چند دوربین به سیستم و همچنین یک رکوردر صدا، صدا و تصویر جلسه را ضبط کنند و در آرشیو خود نگهداری کنند.
اگر دوربین به صورتی تنظیم شود که بدون نیاز به اپراتور به سمت سخنران بچرخد و از او فیلمبرداری کند به این قابلیت اتوترکینگ (Auto Tracking) گفته می شود. رای گیری
بعضی از سیستم‌های کنفرانس دیجیتال امکان رای گیری را نیز در خود جای داده اند و برخی از سیستم های حرفه ای تر امکان ارائه آمار پیشرفته از رای‌ها را نیز دارد. قابلیت رای گیری در سالن‌های شورا، مجلس و کلیه سازمان‌هایی که به صورت مداوم نیاز به ثبت نظرات دیگران دارند کاربرد بسیار زیادی دارد. ترجمه همزمان
دستگاه ترجمه همزمان اهمیت زیادی در جلسه‌های بین المللی مهم دارد چرا که در این جلسات ضمن زیاد بودن تعداد افراد حاضر در جلسه، امکان توقف مداوم سخنرانی برای ترجمه وجود ندارد. برای حل این مشکل دستگاه‌های ترجمه بسیار پیشرفته ای در انواع مختلف ساخته شده است. برخی مدل‌های سیستم کنفرانس این قابلیت را درون خود جای داده‌اند و نیاز به تهیه سیستم جانبی ترجمه هزمان ندارند. انواع سیستم کنفرانس
سیستم‌های کنفرانس به دو گروه اصلی دیجیتال و آنالوگ تقسیم‌بندی می‌شوند. در ادامه ویژگی‌های هر کدام را بررسی می‌کنیم. در واقع این که شما بتوانید از ویژگی های مختلف سیستم‌های کنفرانس استفاده کنید رابطه ای مستقیمی با دیجیتال یا آنالوگ بودن آن دارد. آنالوگ
سیستم آنالوگ در واقع تنها می‌تواند اصلی‌ترین وظیفه سیستم کنفرانس که پخش صدا در سالن و مدیریت جلسه است را انجام دهد و البته از برخی امکانات مانند مترجم همزمان و رکوردر نیز پشتیبانی می‌کنند تا مصرف کنندگان سیستم های آنالوگ نیز از این امکانات اولیه بهره‌مند شوند. دیجیتال
سیستم های دیجیتال از نظر کاربرد و امکانات موجود شرایط و امتیازات بیشتری نسبت به خانوده آنالوگ دارند که همین امتیازات به واقع مهم سبب افزایش قیمت آنها و برخورداری از طیف گسترده و متفاوتی از مشتریان شده است. قابلیت تصویربرداری و اضافه کردن دوربین به سیستم، قابلیت رای‌گیری، حضور غیاب و … همگی از قابلیت‌های سیستم کنفرانس دیجیتال است.
منابع: مقالات و راهنماهای منشتر شده توسط شرکت طنین سیما
https://taninsima.com/طراحی-سالن-کنفرانس،-همایش-و-آمفی-تئاتر/
https://taninsima.com/سیستم-کنفرانس/