منظور از مدیریت ریسک پروژه چیست؟

چکیده : در این مقاله ضمن شناسایی ریسک های پروژه راهکارهایی برای شناسایی و مدیریت ریسک توسط مدیران پروژه ارائه می شود.

مدیریت ریسک در مدیریت پروژه عبارت است از شناسایی، ارزیابی، و پیشگیری یا کاهش خطرات یک پروژه که پتانسیل تأثیرگذاری بر نتایج مورد نظر را دارد. مدیران پروژه معمولاً مسئول نظارت بر فرآیند ریسک‌های پروژه در طول مدت چرخه پروژه هستند.

برای شناسایی مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok، مدیران پروژه باید درک روشنی از اهداف خود داشته باشند تا بتوانند موانع احتمالی را که می‌توانند بر توانایی تیم برای تولید نتایج تأثیر بگذارد، شناسایی کنند.

کانی امرسون، استادیارارشد در دانشگاه Northeastern و فعال در حوزه مدیریت پروژه می‌گوید: «مدیریت ریسک در واقع به این معناست که به اهداف پروژه خود نگاه کنید و بفهمید که چه تهدیدهایی برای آن اهداف وجود دارد، و چه کاری می‌توانید برای رفع آن‌ها از ابتدا انجام دهید.»

انواع رویدادها یا سناریوهایی که در دسته ریسک قرار می‌گیرند، می‌توانند گسترده باشند و گاهی به اشتباه تفسیر شوند. در حالی که مدیران پروژه یا کسانی که وظیفه نظارت بر یک پروژه را بر عهده دارند ممکن است تمایل داشته باشند که ریسک‌ها را منحصراً تهدید بدانند اما همیشه اینطور نیست.

برای روشن شدن این تصور غلط و رایج، امرسون ریسک‌ های پروژه را اینگونه تعریف می‌کند: «...یک رویداد در آینده که ممکن است اتفاق بیفتد یا نیفتد که اگر اتفاق بیفتد، تأثیری بر اهداف پروژه خواهد داشت. این می‌تواند مثبت باشد یا یک فرصت منفی باشد و حتی یک تهدید.»

انواع ریسک پروژه

فراتر از اصول اولیه معنای «ریسک»، مقام مدیریت پروژه باید انواع مختلفی از خطراتی را که ممکن است با آنها مواجه شوند را نیز بدانند. بسته به نوع پروژه، عواملی که باید در نظر گرفته شوند متفاوت خواهند بود.

انواع مختلفی از خطرات وجود دارد که به طور مکرر رخ می‌دهد، صرف نظر از ویژگی‌های پروژه. انواع رایج ریسک عبارتند از:

هزینه: خطر رویدادهایی که بر بودجه تأثیر می‌گذارد، به ویژه آن‌هایی که باعث می‌شوند پروژه بیش از بودجه تکمیل شود. اشتباهات در برآورد هزینه معمولاً علاوه بر عوامل خارجی باعث ایجاد خطر نیز می‌شود و به نوعی تهدید برای پروژه محسوب می‌شود.

زمان‌بندی: ریسک برنامه‌ریزی نشده، مانند رویدادهایی که باعث به تاخیر افتادن در شروع یا اتمام پروژه می‌شوند. عدم شناسایی محدوده پروژه یک دلیل رایج برای مشکلات مربوط به زمان‌بندی و تاخیر در پروژه است.

عملکرد: ریسک رویدادهایی که باعث می‌شود پروژه نتایجی را تولید کند که با مشخصات پروژه مطابقت ندارد.

بسته به جزئیات پروژه، انواع دیگری از ریسک‌ها ممکن است رخ دهد. به عنوان مثال، مدیران پروژه همچنین ممکن است نیاز به برنامه‌ریزی در مورد خطرات مربوط به اجرا، آموزش، آزمایش و غیره داشته باشند.

هنگامی که مدیران پروژه دسته بندی‌های ریسکی را که باید به آن توجه داشته باشند را شناسایی کنند، می‌توانند شروع به درک اینکه چگونه این ریسک‌ها ممکن است بر نتایج پروژه تأثیر بگذارند و چه کاری می‌توانند برای کاهش اثرات آنها انجام دهند، شروع کنند. برای انجام این کار، آن‌ها همچنین باید وسعت و عمق هر نوع ریسک را در زمینه کلی پروژه در نظر بگیرند.

فرآیند مدیریت ریسک و روش‌های شناسایی ریسک

برای محافظت از یک پروژه در برابر ریسک برنامه‌ریزی نشده، مدیران پروژه معمولاً یک فرآیند مدیریت ریسک مداوم را دنبال می‌کنند که به آنها کمک می‌کند تهدیدها و فرصت‌ها را شناسایی و درک کنند و به آنها پاسخ دهند. با این حال، قبل از شروع این فرآیند، در مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok مهم است که به طور کامل اقدامات سازمان خود را درک کنید و اینکه چگونه روند مدیریت ریسک پروژه خود را برای پروژه انجام خواهید داد. سپس مراحل زیر را طی کنید:

ریسک‌هایی را که می‌تواند پروژه شما را تحت تاثیر قرار دهد شناسایی کنید؛

1. مالکیت هر ریسک شناسایی شده را به یکی از اعضای تیم که مسئولیت نظارت بر آن تهدید یا فرصت را بر عهده دارد، واگذار کنید. اگرچه برخی از مدیران پروژه ترجیح می‌دهند پس از تجزیه و تحلیل و اولویت‌بندی ریسک‌ها، مالکیت را واگذار کنند، گذراندن زودهنگام این مرحله می‌تواند سودمند باشد.

2. هر ریسک را تجزیه و تحلیل کنید تا به طور کامل عوامل محرک درگیر و اثرات بالقوه را درک کنید. حتماً در این مرحله وسعت و عمق هر تهدید را در نظر بگیرید تا شدت هر ریسک را در چارچوب کلی پروژه ارزیابی کنید.

3. خطرات پروژه را با توجه به فوریت و شدت تأثیری که می‌توانند ایجاد کنند، اولویت‌بندی کنید.

4. به ریسک‌های شناسایی شده خود مطابق با رویکرد مدیریت ریسک خود پاسخ دهید، یا با انجام اقداماتی برای جلوگیری از وقوع رویداد ریسک یا به حداقل رساندن تأثیر آن در صورت وقوع. این مرحله باید شامل ایجاد پاسخ و همچنین انجام اقداماتی باشد.

5. استراتژی مدیریت ریسک خود را زیر نظر داشته باشید و در صورت نیاز تغییراتی ایجاد کنید.

6. اگرچه مراحل روشنی در فرآیند مدیریت ریسک وجود دارد، اما در حالت ایده‌آل این باید یک تلاش مداوم باشد. به هر حال، ماهیت ریسک ذاتاً غیرقابل پیش‌بینی است و مدیران پروژه باید چابکی و انضباط را داشته باشند تا به طور مداوم با تغییرات در طول یک پروژه خاص سازگار شوند.

5 نکته برای شناسایی ریسک‌های پروژه

در حالی که حذف کامل ریسک‌های یک پروژه غیرممکن است، مراحلی وجود دارد که مدیران پروژه می‌توانند برای مدیریت موثر پروژه‌ها و در عین حال کاهش میزان ریسک طبق آن عمل کنند. در اینجا چهار نکته برای شروع وجود دارد:

1. یک برنامه مدیریت ریسک ایجاد کنید

هر کسی که در مدیریت پروژه تجربه داشته باشد می‌داند که که داشتن یک برنامه برای مدیریت ریسک چقدر برای موفقیت ضروری است.

به گفته امرسون، برنامه مدیریت ریسک شما باید متدولوژی شما را برای شناسایی و اولویت‌بندی ریسک، میزان تحمل ریسک، نحوه واکنش تیم شما به ریسک، نحوه ارتباط ریسک و غیره را مشخص کند. توسعه چنین برنامه‌ای زمان و تلاش می‌خواهد، اما سرمایه‌گذاری در مرحله برنامه‌ریزی اغلب با ایجاد یک نقشه راه که تیم شما را در طول مرحله اجرای پروژه هدایت می‌کند، نتیجه می‌دهد.

2. فهرست ریسک‌های پروژه را به‌روز نگه‌دارید

ثبت ریسک های پروژه می‌تواند با برنامه مدیریت ریسک شما یا یک سند جداگانه ترکیب شود، فهرستی از تمام رویدادهای خطر احتمالی است که پتانسیل تأثیرگذاری بر پروژه شما را دارند. داشتن این سند به شما کمک می‌کند تا از مشکلات احتمالی مطلع شوید، اما مهم است که آن را به‌روز نگه دارید تا همیشه یک تصویر فوری و دقیق برای مراجعه و مشاهده‌ ریسک‌ها داشته باشید.

از ثبت ریسک خود برای پیگیری ریسک، نحوه واکنش تیم شما و خطرات جدیدی که در ابتدا قادر به شناسایی آنها نبودید، استفاده کنید. با به‌روز نگه داشتن این سند و اطمینان از یکپارچگی آن با سایر برنامه‌های تحویلی برنامه‌ریزی، شما، اعضای تیم و سایر ذی‌اثران کلیدی همیشه تصویر روشنی از وضعیت پروژه خواهید داشت.

3. رویداد ریسک را درک کنید

یک اشتباه رایج در مدیریت ریسک این است که افراد تمایل دارند به ریسک بر حسب پیامدهای احتمالی فکر کنند تا خود رویداد ریسک. به عنوان مثال، مردم گاهی اوقات "از دست دادن مهلت" را به عنوان یک خطر برای پروژه خود تشخیص می‌دهند. در حالی که از دست دادن ضرب الاجل مطمئناً یک تهدید برای پروژه است، این در واقع خطر نیست، بلکه تأثیر آن است.

در عوض، ریسک را در قالب زیر در نظر بگیرید: به دلیل X، Y ممکن است رخ دهد که باعث تاثیر Z شود. انجام این کار به شما کمک می‌کند ریشه ریسک، رویداد ریسک و نحوه رسیدگی به آن را درک کنید.

4. به جای واکنش نشان دادن، فعال باشید

مدیران پروژه گاهی اوقات ممکن است این اشتباه را مرتکب شوند که یک رویکرد واکنشی به مدیریت ریسک به جای یک رویکرد فعالانه اتخاذ کنند. همیشه داشتن چابکی برای واکنش در هنگام رخ دادن یک رویداد برنامه‌ریزی نشده ضروری است، اما همچنین مهم است که یک قدم به عقب بردارید و پروژه خود را از طریق یک لنز پیشگیرانه مشاهده کنید.

با صرف زمان در مراحل اولیه فرآیند مدیریت ریسک و تجزیه و تحلیل کامل هر ریسک، می‌توانید خود را برای برداشتن گام‌های پیشگیرانه‌ای که احتمال وقوع رویداد ریسک را کاهش می‌دهد، آماده کنید.

5. مهارت‌های مدیریت پروژه خود را توسعه دهید

مهم‌تر از همه، مدیریت مؤثر پروژه‌ها و ریسک‌های آنها مستلزم پایه‌ای قوی از مهارت‌های مدیریت پروژه است. علاوه بر تمرین، به‌روز ماندن با روندهای صنعت، و شرکت در کنفرانس‌ها و کارگاه‌ها، یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود این مهارت‌ها، کسب گواهی یا مدرک تحصیلات تکمیلی در مدیریت پروژه است.

کسانی که با فرصتی برای نظارت بر پروژه مواجه هستند اما فاقد آموزش رسمی هستند، می‌توانند از آموزش مدیریت پروژه بهره‌مند شوند. با این حال، کسانی که در حال حاضر در این زمینه کار می کنند نیز می‌توانند با ارتقای هنر خود سود ببرند.

به عنوان مثال، برنامه‌هایی مانند دوره مدیریت ریسک و یا دوره جامع مدیریت پروژه، برای توسعه مهارت‌ها ضروری است و از طریق تجربه عملی طراحی شده‌اند. مدرسین مجموعه پیشرو مدریت پیران فرصت‌های منحصر به فردی را برای بحث در مورد چالش‌های دنیای واقعی در کلاس ارائه می‌دهند و به دانشجویان این امکان را می‌دهند که دانش خود را در سناریوهایی که در نقش‌های خود با آن مواجه خواهند شد، به کار گیرند.