این ۹ کار را در ارائه پاورپوینت انجام ندهید
تهیه یک ارایه پاورپوینت موثر یک هنر است. نمایش تصاویر پی در پی، یا متون بسیار زیاد در یک اسلاید، حجم بالای اطلاعات در اسلایدها، همه و همه باعث خستگی مخاطبان می‌شود.
کلیک: یک سخنرانی با ارایه یکنواخت و اسلاید‌های ضعیف در یک اتاق کوچک با نور نامناسب شرایط را فراهم می‌کند تا مخاطبان از دیگر ارایه هایتان فرار کنند و پای صحبت شما ننشینند. خبر خوب این است که شما می‌توانید از متنفر شدن مخاطبان و فرار از سخنرانی‌های بعدی خود جلوگیری کنید. بیایید بررسی کنیم که اشتباهات رایج هنگام آماده سازی یک پاورپوینت چه مواردی می‌تواند باشد. ۱-پر کردن اسلایدها با متن شاید بزرگترین اشتباهی که افراد در ارایه پاورپوینت انجام می‌دهند این است که هر اسلاید را پر از متن و نوشته می‌کنند. دلیل اینکه پر کردن اسلاید با متن را اشتباه می‌دانیم این است که به طور طبیعی افراد تمایلی به خواندن مطالب از روی صفحه نمایش ندارند. پس از خواندن متن نیم دقیقه طول می‌کشد تا آنچه خوانده شده است در ذهن افراد پردازش شود، بنابراین نمی‌توانند آنچه سخنران می‌گوید را گوش دهند. اگر حجم اطلاعات زیادی روی یک اسلاید بنویسید، و قبل از اینکه مخاطبان بتوانند کل متن را بخوانند به سراغ اسلاید بعد بروید، این شانس از آن‌ها گرفته می‌شود که همه مطالب را بخواند، بنابراین ممکن است ناراحت شوند و دیگر
به اسلاید‌های باقی مانده توجه نکنند. از اینکه اسلایدها فضای خالی داشته باشند نترسید، از این فضا برای تاکید بر روی آنچه برای شما مهم است استفاده کنید، حتی می‌توانید متون را در دو یا چند اسلاید بنویسید و با این کار بین دو مطلب مهم شکستی ایجاد کنید تا در ذهن مخاطب بنشیند. اگر دچار شک هستنید، به یاد داشته باشید که مخاطبان یا به اسلایدها توجه می‌کنند یا به شما. به جای استفاده از جملات به هم چسبیده، می‌توانید از نقاط (bullet) و عبارات کوتاه استفاده کنید. یک قاعده کلی را در نظر داشته باشید، در هر اسلاید پنج بولت بنویسید و در هر بولت بیش از پنج کلمه ننویسید. ۲- استفاده از گذار‌ها و متحرک سازی‌ها هر نسخه پاورپوینت شامل تعداد زیادی گذار یا transition می‌باشد، ولی نباید زیاد از آن‌ها استفاده کنید. استفاده از این متحرک سازی‌ها باعث انحراف ذهن مخاطب از مطلب اصلی می‌شود. مطمئنا باید از متحرک سازی‌ها و گذار‌ها استفاده کنید تا نمایش اسلایدها را جذاب کند، اما از یک گذار ساده استفاده کنید. نکته دیگر اینکه هیچ وقت هیچ وقت از گزینه‌های تصادفی استفاده نکنید که بدون شک احتمال اینکه گذار‌های پیچیده در
زمان‌های حساس انتخاب شود هست. شما که نمی‌خواهید ذهن مخاطبان خود را در مورد گذار‌ها و این که در اسلاید بعد چه خواهد آمد مشغول کنید و از موضوع اصلی سخنرانی منحرف کنید، بنابراین هرچه اسلایدها را ساده‌تر ایجاد کنید به اهداف سخنرانی خود نزدیک‌تر خواهید شد. ۳- رنگ و فونت‌های متعدد اگر نمی‌خواهید که اسلایدهایتان با فونت Times New Roman و پس زمینه‌ای سفید باشد، می‌توانید به راحتی آن را تغییر دهید. اما علاقمند به رنگارنگ کردن اسلایدها هستید، بهتر است از جند رنگ ثابت محدود استفاده کنید و برای تاکید یکی دو رنگ را برگزینید و مطالب اصلی را با آن رنگ‌ها نشان دهید. همین موضوع در خصوص فونت نیز صادق است. اگر از یک فونت استفاده کنید، خواندن مطالب آسان‌تر خواهد بود. همان اندازه که متن فانتزی می‌شود، به همان اندازه هم احتمال اینکه خواندن صفحه نمایش غیر ممکن شود هست. یعی کنید از یک فونت در سراسر ارایه استفاده کنید و چند فونت را در یک اسلاید مخلوط نکنید. رنگ‌ها و فونت‌های متعدد در ارایه سخنرانی را کودکانه می‌کند و اسلایدها را شلوغ پلوغ می‌کند. ۴-خواندن کلمه به کلمه متون اسلایدها این مورد
احتمالا جایزه بدترین ویژگی ارایه را به خود اختصاص می‌دهد. خواندن کلمه به کلمه اسلایدها مانند این است که با مته به جان مغز مخاطبان افتاده باشید. مطمئن باشید این عمل از پویایی سخنرانی شما می‌کاهد. یک نکته مهم را به خاطر بسپارید تا در حل این مشکل به شما کمک کند. نیازی نیست اسلایدها حاوی کل اطلاعاتی باشد که قصد ارایه آن‌ها را دارید. اطلاعاتی را در اسلاید‌های خود قرار دهید که توجه مخاطبان را جلب می‌کند و در درک موضوع مفید هستند، بنابراین آن‌ها برای بدست آوردن اطلاعات اضافی‌تر به صحبت‌های شما گوش می‌دهند. ۵- استفاده از نمودار‌های پیچیده و بی فایده استفاده از نمودار‌ها و اشکال (در حد اعتدال) باعث جالب‌تر شدن اسلایدها می‌شود و توجه مخاطبان را جلب می‌کند. هنگامی که داده‌های خود را در اسلاید نمایش می‌دهید، یک راه آسان نمایش دادن آن‌ها از طریق نمودار است. استفاده از نمودار خیلی مفید است، اما خود را در آن‌ها غرق نکنید. مخاطب صبر و تحمل ندارد که همه انواع رنگ، خطوط و متن و… را کشف کنید. اگر نمودار نیاز به توضیحی اضافه دارد می‌تواندی در یک جمله آن را بیان کنید و نیازی به پیچیده کردن آن نیست.
۶-استفاده از قالب خسته کننده زمان بیشتری را برای پیدا کردن یک الگوی متناسب با ارایه خود صرف کنید، حتی اگر نیاز بود یک قالب مناسب خودتان طراحی کنید. در حالی که برخی نمونه‌های پاورپوینت به نظر خیلی عمومی می‌رسند، به احتمال زیاد می‌توانید یک تمپلت مناسب انتخاب کنید. یک قالب با انواع رنگ حواس پرت کن انتخاب نکنید، ولی یک قالب منحصر به فرد انتخاب کنید. ۷-به حداقل رساندن پرش از پاورپوینت به دیگر رسانه‌ها گاهی اوقات نیاز دارید برخی محتوا‌ها را جدای از اسلایدها نشان دهید. شاید بخواهید یک فیلم یوتیوب را ببینید یا وب سایت یک شرکت را ببینید، هرچند گاهی اوقات اجتناب ناپذیر است، ولی نیاز داریم به جلو و عقب بین پنجره‌های صفحه نمایش پرش کنید، یا اینکه با میانبر‌های صفحه کلید کار کنید. به همین دلیل نیاز دارید هر چیزی را در داخل ارایه خود جاسازی کنید. از امکانات قرار دادن ویدیو‌های یوتیوب در داخل اسلایدها و یا قراردادن تصاویر از وب سایت‌ها در اسلاید خود استفاده کنید. به هر حال از رفت و برگشت بین اسلایدها و دیگر فایل‌ها بر روی دسکتاپ خودداری کنید تا سخنرانی جذاب تری داشته باشید.
۸-فضا‌های سفید از تصاویر را حذف نمی‌کنید. یک اشتباه رایج وجود دارد که برای حل آن فقط چند ثانیه به زمان نیاز دارید. اغلب در سالاید‌های سخنرانی‌های دانشگاه ومشابه ان افراد تمایل دارند که تصاویر را از گوگل جستجو کنند و به اسلاید‌های خود اضافه کنند. مشکل این کار این است که بسیاری از این تصاویر دارای یک حاشیه سفید هستند، که خیلی ناشیانه به نظر خواهد رسید. شما می‌توانید این مرز سفید را به راحتی با یک ابزار رایگان مانند Paint.NET حذف کنید. کافی است تصویر را باز کنید. ابزار عصای جادویی را انتخاب کنید و فضای سفید اطراف تصویر را انتخاب کنید. بر روی Delete کلیک کنید تا فضای سفید حذف شود، بر روی File و سپس Save as کلیک کنید و مطمئن شوید که تصویر با فرمت PNG حذف شده است. یک فایل PNG فضای حذف شده را شفاف می‌کند، در حالی که تصاویر JPEG از شفافیت پشتیبانی نمی‌کنند. حال تصویر نهایی را در اسلاید اضافه کنید. با نگاهی کوتاه متوجه خواهید شد که اسلاید جذاب‌تر شده است. ۹-مطمئن نیستید که همه مخاطبان مواد اسلایدها را خواهند دید. آماده سازی یکی از بخش‌های مهم هر ارائه است، و باید بیشتر از اینکه
صحبت کنید، تمرین کنید. عدم اطمینان از اینکه مخاطبان قادر به دیدن همه آن چیز‌هایی که در اسلاید قرار دادید هستند می‌تواند تمام تلاش هایتان را از بین ببرد. اگر امکان این را داشته باشید که با همان تجهیزات خود در منزل ارایه را در اتاق تست کنید، صحبت کنید، سخنرانی کنید. مطمئن شوید که همه گرافیک یا متنی روی پروژکتور قرار می‌گیرند. از چند زاویه در نقاط مختلف به تصویر نگاه کنید. مطمئن شوید که متون بیش از حد کوچک نباشند. دورتر بروید، تست کنید. به جلو بروید و از همه زاویه‌ای به اسلاید‌های مختلف نگاه کنید. ممکن است فکر کنید که خیلی طول می‌کشد، ولی در تولید یک ارایه حرفه‌ای انجام این کار‌ها ضروری است. چه اشتباهاتی ارایه شما را نفرت انگیز می‌کند؟ پاورپوینت یک ابزار نسبتا مناسب و ساده برای ارایه سخنرانی هاست، اما استفاده از آن به همین سادگی‌ها هم نیست. اشتباهات در ایجاد اسلایدها تا اشتباهات در طول بحث، و خیلی اشتباهات دیگر می‌تواند یک ارایه عالی را به ارایه‌ای مضحک تبدیل کند. در نهایت این شما هستید که مسئول ارایه هستید و همه چیز به شما بر می‌گردد. خبر خوب این است که بسیاری از این اشتباهات را می‌توان
با تمرین بهبود بخشید و در نهایت اعتماد به نفس شما نیز بالا خواهد رفت. در نهایت، یک ارایه خوب می‌تواند اسلاید‌های ضعیف را نجات دهد. اما به یاد داشته باشید که نمایش اسلایدی نامناسب می‌تواند برداشت مخاطب از شما را تحت تاثیر قرار دهد. با استفاده از راهنمایی که به شما ارایه شد، نمایش اسلایدها بهبود خواهد یافت و با تمرین‌های مکرر می‌توانید بر اشتباهات ناخودآگاه خود غلبه کنید.
دیدگاه تان را بنویسید