۱۶ رمز افزایش بهره‌وری شغلی

سرویس سبک زندگی فردا؛ طاها ربانی: بهره‌وری مهارتی است که باید در طول زمان آن را تقویت کنید، به‌خصوص اگر رهبری خودساخته هستید. موقعی که دارید فعالیتی تجاری را مدیریت می‌کنید، باارزش‌ترین سرمایه‌تان زمان است و همین سرمایه است که راحت‌تر از همه از دستش می‌دهید. اگر از ۱۶ رمز بهره‌وری که در ادامه می‌آید استفاده کنید، یاد می‌گیرید که چطور موثرتر کار کنید و روال کاری سبک‌تری برای خود به وجود بیاورید.

۱. ساعت کاری ۹ تا ۵ را دور بیندازید

دیگر همه خبر دارند که ساعت کاری قدیمی ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر بهینه‌ترین زمان ممکن برای کار نیست. شما می‌توانید با توجه به شخصیت، عادت‌ها و نحوه‌ی زندگیتان ساعت کاری خود را از ۶ صبح تا زمان ناهار تنظیم کنید یا اینکه بعدازظهر سر کار بروید و آخرین نفری باشید که دفتر را ترک می‌کنید. پرچالش‌ترین کارها را بگذارید برای پربهره‌ترین ساعت کاری‌تان و جلسه‌ها و کارهای روتین را به زمانی بیندازید که حس کارتان کمتر است.

یادآوری: کسی نباشید که اولین می‌آید و آخرین می‌رود. در درازمدت، این نحوه فعالیت بهره‌وری شما را از بین می‌برد و زندگی شخصی‌تان را هم نابود می‌کند. دلیلش این است که مغزتان هیچ‌وقت فرصت نمی‌کند تا انرژی خود را بازبیابد. نمی‌شود رهبر بزرگی بشوید بدون اینکه به خودتان اهمیت بدهید.

۲. اولویت‌های خود را بشناسید

دو حالت دارد، یا شما یاد می‌گیرید که چطور اولویت‌هایتان را خودتان تعیین کنید و به دیگران اجازه‌ی مداخله در آن را نمی‌دهید یا اینکه به فنا خواهید رفت. فعالیت‌های اساسی‌ای که بیزینس شما را پیش می‌برد باید همیشه در اول فهرست باشند، حتی اگر سخت‌ترین کارهای ممکن باشند. باید اثربخشی را سرلوحه‌ی کارتان قرار دهید نه کمال را. شما نمی‌توانید همه‌چیز را کامل کنید، اما می‌توانید کارهایی را که شرکت‌تان را پیش می‌برد و و چشم‌انداز پیش رو را وسیع‌تر می‌کند تمام کنید. یکی از ژنرال‌های پنتاگون این توصیه‌ی ارزشمند را کرده است: «من اول فهرست اولویت‌هایم را مشخص می‌کنم: یک، دو، سه، و به همین ترتیب. و بعد هرچه بعد از عدد سه هست خط می‌زنم.» توانایی انجام چند کار همزمان مهارت جالبی به‌نظر می‌رسد، اما واقعیت این است که این‌طور نیست. آزمایش‌های متعدد این را اثبات کرده است: افراد چندکاره در مقایسه با کسانی که هر زمان فقط با یک مشکل دست‌وپنجه نرم می‌کنند در درازمدت ضعیف‌تر عمل می‌کنند. به‌جای اینکه هر دقیقه به یک کار مشغول باشید، یک بسته‌ی بیست‌دقیقه‌ای برای یک کار خاص در نظر بگیرید، و بعد به کار بعدی بپردازید. به این روش می‌گویند تکنیک پومودورو، و شما از همان روز اولی که این تکنیک را به کار بگیرید افزایش بهره‌وری خود را احساس می‌کنید.

۳. چُرت‌های نیروبخش بزنید

مغز شما بعد از چند ساعت طولانی کارکردن نیاز به خاموش و روشن شدن دارد. طبق تحقیقات محققین، برای افزایش سریع هوشیاری خواب ۱۰ تا ۲۰ دقیقه‌ای خوب است؛ برای پردازش حافظه‌ی شناختی، یک چرت ۶۰ دقیقه‌ای مناسب است و یک چرت ۹۰ دقیقه‌ای هم چرخه‌ی کامل خواب را دربرمی‌گیرد و خلاقیت را بالا می‌برد و حافظه‌ی احساسی و روالی را بهبود می‌بخشد. این روزها انواع و اقسام فن‌آوری‌های آرامش‌بخش شخصی وجود دارد که به افراد کمک می‌کند خواب راحتی داشته باشند و سر موقع بیدار شوند.

۴. بهترین استعدادها را استخدام کنید.

جاشوا کنران، یکی از شرکای اصلی Deksia می‌گوید: «من یاد گرفتم آدم‌هایی را استخدام کنم که در یک چیز خاص از من بهتر باشند. من فعالانه این هدف را پی می‌گیرم که همیشه نادان‌ترین آدم جلسه باشم. با این کار، دیگر نیازی به برنامه‌ریزی روزبه‌روز ندارم تا پروژه‌ها به سرانجام برسند، و استعدادهای شرکت کاری را انجام می‌دهند که من به کل عمرم نمی‌توانستم انجام دهم.» وقتی رهبر شرکتی هستید، حواستان باشد که به‌اندازه‌ی کافی وقت برای پیداکردن و حفظ آدم‌های شرکتتان می‌گذارید. با این کار دیگر نیازی به مدیریت جزئیات و کنترل شخصی بر همه چیز نخواهید داشت.

۵. صبح اول وقت ایمیل‌تان را چک نکنید

به‌جای اینکه خودتان را گیر پیغام و پسغام‌ها بیندازید و ساعت‌ها وقت صرفش بکنید، این زمان را به کارهای خلاقانه‌تری اختصاص دهید. خیلی از کسانی که عضو هیئت مدیره هستند چک‌کردن ایمیل‌ها و پاسخ‌دادن به آن‌ها را به یک روز یا دو روز از هفته منحصر کرده‌اند. تعجب می‌کنید وقتی می‌فهیمد که خیلی از کارکنان شرکت بدون اینکه شما درگیر کارشان بشوید می‌توانند کارشان را انجام دهند.

۶. به خودتان گوش دهید.

از آن دسته از ابزارهای بهره‌وری استفاده کنید که بیش از بقیه به شما کمک می‌کنند. اگر به یادآورهای گوشی یا پنجره‌های اعلان روی کامپیوتر بهتر واکنش نشان می‌دهد، از اپلیکیشن‌های این کار استفاده کنید. اگر دوست دارید کارهایتان را بنویسید و به‌صورت دستی آن‌ها را تیک بزنید، یک تقویم رومیزی بزرگ و یک خودکار تجملی بخرید. دنباله‌رو دیگران نباشید؛ خودتان را بشناسید و از چیزی استفاده کنید که بیشتر با آن حال می‌کنید.

۷. برای خودتان «روز پرواز» تعیین کنید

هیچ‌وقت متوجه شده‌اید که وقتی در هواپیما نشسته‌اید و از کل دنیا کاملاً جدا شده‌اید به اهداف بیشتری می‌توانید دست پیدا کنید؟ خوب، لازم نیست حتماً سوار هواپیما بشوید. به‌جایش می‌توانید همان محیط و شرایط را در خانه یا دفتر خودتان ایجاد کنید. در «روزهای پرواز» برنامه‌ها را نادیده بگیرید، تلفن‌تان را خاموش و شبکه را قطع کنید، هر چیز حواس‌پرت‌کن دیگری هم که دارید کنار بگذارید، و روی سه کار بالای فهرست تمرکز کنید.

۸. فیسبوک را تمیز کنید

هر چقدر هم که به خودتان فشار بیاورید، آخرش هرازگاهی سرکی به فیسبوکتان می‌کشید. رومن گریگوریف توصیه می‌کند که، برای جلوگیری از اتلاف وقت در شبکه‌های اجتماعی، همه را از فهرست دوستان خارج کنید و آن‌ها را در فهرست آشنایان قرار دهید. با این روش، فقط دو تا پنج تا از مهم‌ترین پست‌ها را در هر روز می‌بینید و نه صدها تصویر از گربه و استاتوس‌های شخصی افراد را.

۹. از قاعده‌ی دو دقیقه استفاده کنید

اگر کاری کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، آن را همین الان انجام دهید. بله. به همین سادگی. ولی باور کنید که عادت‌کردن به همین کار کوچک به‌شدت کارایی شما را افزایش می‌دهد.

۱۰. وقت‌تان را در پشت میز هدر ندهید

ایمیل‌ها را در راه بخوانید و جواب دهید. مقاله‌های خواندنی را هم در اپلیکیشن Pocket ذخیره کنید و بعداً بخوانید. زمانی که پشت میز می‌نشینید باید تنها بر کار تمرکز کنید و نه هیچ چیز دیگر.

۱۱. پشتیبان تیم‌تان باشید

وقتی در مقام رهبری قرار می‌گیرید باید دیگران را تشویق کنید تا مثل خودتان از فهرست کارهایشان دانه‌به‌دانه کارهای انجام‌شده را خط بزنند. هر چقدر که تیم‌تان باانگیزه‌تر و پرامیدتر باشد شما هر زمان به اهداف بیشتری دست خواهید یافت. اگر بتوانید به دیگران کمک کنید تا کارهای روزانه‌ی خود را انجام دهند و به اهداف دست پیدا کنند، می‌توانید شرکتتان را کاراتر کنید.

۱۲. قورباغه را قورت بده

روز خود را با انجام آن کاری شروع کنید که بیش از همه از آن می‌ترسید. این کار همانی است که بین شما و قدم نهایی تا موفقیت فاصله انداخته است.

۱۳. همیشه این جدول تصمیم‌گیری را پیش چشم داشته باشید

برگردیم به اولویت‌بندی. اگر کار مهمی در دست دارید یا بحرانی در پیش است، از این جدول تصمیم‌گیری ساده اما بسیار مفید استفاده کنید. هر کاری که انجامش آسان است و تاثیر زیادی هم می‌گذارد باید اولویت «همین الان» بخورد. کارهای کمتر تاثیرگذار و درعین‌حال آسان باید به دیگری محول شود. کارهای تاثیرگذار و سخت باید با دیگر پروژه‌ها در یک اولویت‌بندی ترکیبی قرار بگیرند.

۱۴. یاد بگیرید نه بگویید.

همیشه آدم‌های زیادی هستند که شما را به کنفرانس، دیدار، و سخنرانی دعوت می‌کنند. یاد بگیرید که این دعوت‌ها را رد کنید. شما هیچ‌وقت وقت کافی برای تمرکز بر کارهای مهمی که باید انجام دهید نخواهید داشت اگر که بخواهید در جستجوی هر فرصت محتملی از کارتان دور شوید، حتی اگر این فرصت‌ها باحال و مفید و توجه‌برانگیز باشند. شبکه‌سازی باید در یک حد لازمی حفظ شود. برای مثال، در کل سال در دو کنفرانس شرکت کنید، هر ماه یکی یا دو دیدار داشته باشید و... .

۱۵. با خودتان هم قرار تنظیم کنید

در تقویم‌تان ده‌ها دیدار را برنامه‌ریزی کرده‌اید، اما آخرین بار کی بود که چند ساعت را کنار گذاشتید تا با خودتان در آرامش بنشینید و افکارتان را جمع‌وجور کنید و به کارهای مهمی که باید انجام دهید فکر کنید؟

۱۶. از نرم‌افزارهای تشخیص صدا کمک بگیرید

فرض من این است که سرعت تایپ شما از سرعت حرف‌زدنتان کمتر است، پس از Siri برای تایپ پیغام‌هایتان در گوشی اپلتان کمک بگیرید تا در وقت صرفه‌جویی شود. از Dragon Dictation برای تایپ ایمیل و یادآورها و هر چیز نوشتنی دیگر استفاده کنید. نرم‌افزار Evernote Premium هم این امکانات را دارد. این کار حداقل یک ساعت از روز شما را نجات می‌دهد.