چطور برای به دست آوردن شغل دلخواه‌مان نامه‌ توجیهی بنویسیم؟

سرویس سبک زندگی فردا: روزمه یا CV شما آماده‌ی ارسال است. حالا تمام کاری که باید انجام دهید، نوشتن اساسی‌ترین بخش درخواست‌تان است: نامه‌ی توجیهی! در ادامه این مطلب را به نقل از چطور بخوانید.

این سؤال بسیاری از افراد جویای کار است که آیا فرستادن نامه‌ی توجیهی (cover letter) به همراه رزومه، برایبدست آوردن شغل دلخواه‌مان، کار مناسبی است؟ جواب مثبت است! زیرا بدون نوشتن یک نامه‌ی توجیهیِ خوب، احتمال خوانده شدن روزمه‌ی شما بسیار کم است. نامه‌ی توجیهی، اولین فرصتِ شما برای تحت تأثیر قرار دادنِ کارفرمای احتمالی‌تان است. به یاد داشته باشید که شما قرار است به کمک رزومه و نامه‌ی توجیهی‌، خودتان، مهارت‌های‌تان و تجربیات‌تان را به کارفرما یا شرکت مورد نظر عرضه کنید. پس این نامه، چیزی بیش از یک یادداشت همراه یا روکشِ محافظ برای رزومه‌تان به حساب می‌آید. در واقع، نامه‌ی توجیهی،­ بخشی از درخواست‌تان است که تصویرِ گویایی از شما به کارفرما ارائه می‌دهد و با فریادی بلندتر از سایر متقضیانِ آن شغل می‌گوید: «من! من! شما به من نیاز دارید!» شکل دقیقِ نامه‌ی شما متناسب با هر بخش، متفاوت خواهد بود، اما قواعدی خاص و همچنین قانون پایه‌ای وجود دارد که در همه جا یکسان هستند. در ادامه، به بررسی قواعد نگارش یک نامه‌ی توجیهیِ متداول خواهیم پرداخت.

قانون اساسیِ نامه‌‌های توجیهی!

نامه‌ی توجیهی شما باید متناسب با هر بخش، هر کارفرما و هر شغل باشد. شما نمی‌توانید به راحتی قسمت‌هایی از درخواست‌هایی که قبلی ارسال کرده‌اید را ببُرید و به هم به‌چسبانید (کپی-پیست کنید)، پس بیهوده تلاش نکنید. نامه‌ی توجیهی باید نشان دهد که شما نیازهای این شرکت و این موقعیت خاص را می‌شناسید، پس باید با در نظر داشتن آن شغل نوشته شود.

تنها استثنای ممکن، زمانی است که تعداد زیادی درخواست،­ برای سازمان‌هایی کاملا مشابه، در یک بخش و برای یک نوع شغل می‌نویسید. اما حتی در این حالت هم، بهتر است که نامه‌تان را اندکی دست‌کاری کنید. نکات عملی این راهنمایی‌های کلی درباره‌ی ساختار کلی نامه‌تان به شما کمک می‌کند. - مهم است بدانید، درخواست‌تان را پست می‌کنید یا با ایمیل می‌فرستید و اینکه آیا آن شرکت نامه‌ را در قالب سندی جداگانه یا به عنوان شرح شایستگی‌ها یا ایمیل ضمیمه، می‌خواهد. فرستادن نامه‌ای با فرمت نادرست کافی است تا درخواست‌تان سر از سطل زباله دربیاورد. - اگر از شما خواسته شده که نامه‌ای حتی از طریق ایمیل، ارسال کنید، آن نامه باید موارد زیر را شامل شود: ۱. آدرس شما و نشانی ایمل‌تان، در گوشه‌ی بالا، سمت راست. ۲. نام و نشانی فردی که نامه را برای او می‌فرستید. اگر نامه را با ایمیل می‌فرستید، نیازی به نوشتن آدرس پستی کامل نیست، اما باید لااقل نام کامل، عنوان شغلی و در زیر آن «از طریق ایمیل» را بنویسید. - نیازی به نوشتن شماره‌ی تلفن‌تان نیست، به ویژه اگر قبلا آن را در روزمه‌تان نوشته‌اید. - اگر نام شخصی را که برایش نامه می‌نویسید، می‌دانید، نام او را با لقب مناسب بنویسید: «آقا/خانم… محترم». ننویسید: «جان اسمیت عزیز». اگر نمی‌توانید نام فرد مورد نظر را پیدا کنید، بنویسید: «آقای محترم». - اگر آن موقعیت شغلی، شماره‌ی مرجع یا عنوان شغلی خاصی دارد، حتما آن را زیر عبارتِ «آقای محترم» بنویسید. برای نمونه بنویسید «پست معاون اداری». - از یک فونت استاندارد و خوانا استفاده کنید که خیلی ریز نباشد. به عنوان یک قاعده‌ی کلی، فونت تایمز‌نیو‌رمن (Times New Roman) از ۱۴ و آریال (Arial) از ۱۲ نباید کوچک‌تر باشد تا قابل خواندن باشد. - نامه باید حداکثر دو برگه‌ی A۴ باشد. متن نامه­‌ی توجیهی یا نامه‌ی شرح شایستگی پاراگراف مقدمه (معرفی) این پاراگراف باید اصل مطلب را برای معرفی شما به نحوی که متناسب با شغل، شرکت و ویژگی‌های شما باشد، برساند. لحن آن به شغل و همچنین به بخش مورد نظر بستگی دارد. برای نمونه: روزمه‌ی من برای درخواست شغل «الف» که در نشریه یا وب‌سایت «ب» آگهی شده بود، پیوست شده است. به عقیده‌ی من، مجموعه‌ی مهارت‌ها و تجربیاتم (به ویژه تجربه‌ی کاری‌ام در شرکت «پ» یا توانایی‌ام در انجام کار «ت»)، مرا به گزینه‌ی ایده‌آلی برای این موقعیت شغلی تبدیل کرده است. اما اگر برای شغلی بسیار نامحتمل و متفاوت با تجربیات قبلی‌تان درخواست می‌دهید، پس باید در پاراگراف اول «ریخت­‌وپاشِ» بیشتری کنید و متنی شبیه این بنویسید: شاید به این فکر کنید که من چرا برای چنین شغلی درخواست داده‌ام، در حالی که مهارت‌ها و تجربیاتم با سایر متقاضیان بسیار متفاوت است. به هر حال، من معتقدم که این شغل برای من بسیار مناسب است، چرا که با روش منحصر به فردم در انجام آن، فلان مهارت و فلان تجربه‌ی کاری را در اختیار شرکت‌تان قرار خواهم داد که منافع بسیاری برای شما در بَرخواهد داشت.

از اینکه جسور به نظر برسید، نترسید اما همانند رزومه یا CVتان، درباره‌ی مهارت‌ها یا تجربیات‌تان دروغ نگویید.

بخش اصلی بخش اصلی نامه‌ی توجیهی شما باید پیرامون توصیف شغلی و خصوصیات فردی باشد. باید درباره‌ی کارهایی که انجام داده‌اید و مهارت‌هایی که شما را شایسته‌ی این شغل می‌کند، توضیح دهید. مثال‌هایی بیاورید که نشان دهد شما قبلا چگونه ملزومات این شغل را برآورده کرده‌اید. تا جایی که ممکن است درباره‌ی کارتان، نتایجی که به دست آورده‌اید و اینکه چرا مطمئن بودید که موفق خواهید شد، به وضوح حرف بزنید. تا حد امکان، کمتر درباره‌ی موقعیت شغلی و بیشتر درباره‌ی کاری که خودتان انجام داده‌اید، حرف بزنید. تا جای ممکن در مورد کارهای قبلی، دستاوردهایی که داشته‌اید و دلیل موفقیت‌آمیز بودن آنها، مصداقی صحبت کنید،‌ موارد زیر می‌توانند مثال‌های خوبی باشند:‌ «دویست نفر در آن مراسم شرکت کردند و مبلغ بسیار زیادی برای خیریه جمع‌آوری شد.» همچنین حرف‌هایی که دیگران گفته‌اند، مانند: «بازخوردهایی دراین‌باره به من رسیده که کارکنانم در هنگام بیان مشکلاتشان با من احساس راحتی می‌کنند.» یا «مدیرم پافشاری مرا برای یافتن راه‌حل تا زمانی که توافقی حاصل شود، تحسین می‌کرد.» شاید بد نباشد بخش اصلی نامه‌تان را به بخش‌های فرعی دیگری با تیترهای متفاوت تقسیم کنید تا بررسی توانمندی‌های‌تان برای کارفرما راحت‌تر شود. به همین ترتیب، اگر چند تا از مثال‌های‌تان برای برخی از ملزومات شغل مورد نظر سودمند است، واژه‌های دقیقی در مورد مشخصات فردی را به‌کار ببرید، برای مثال بگویید: «من توانایی‌ام را در انجام کار «الف» اثبات کرده‌ام.» یا «این مورد، تجربه‌ی مرا برای کار «ب» اثبات می‌کند.» چند جمله‌ی مفید دیگر در زیر آمده است: «توانایی من در اداره/مدیریت/انجام کار «الف» نیاز به توضیح اضافه ندارد. این فهرستی از موفقیت‌هایم در این کار است.» «امیدوارم با توجه به فهرست شغل‌های سابقم واضح باشد که من در شغل ناظر (یا هر کاری که ‌می‌خواهید برای آن اقدام کنید)، فردی بسیار منعطف/مناسب هستم.» «اولین بار مهارت «الف» را در کار «ب» به‌دست آوردم، اما در شغل‌های بعدی‌ام نیز این مهارت را ارتقاء داده‌ام.» هنگامی که همه چیز را نوشتید، دوباره نگاه کنید تا مطمئن شوید که همه‌ی مهارت‌ها و تجربیاتی را که به عنوان خصوصیات فردی «الزامی» ذکر شده، نوشته‌اید. همچنین، تا جایی که ممکن است ویژگی‌های را که امتیاز بیشتر محسوب می شوند، نیز بگویید. اگر این کار را نکنید، احتمالا درخواست‌تان به طور خودکار رد خواهد شد.

شاید فکر کنید که نوشته‌‌ی شما خیلی طولانی شده است. متن را آنقدر ویرایش و پرداخت کنید تا تمام آنچه را که باید گفته شود، در دو صفحه (اگر قرار است که نامه‌ را جداگانه‌ بفرستید) یا تقریبا دو صفحه (در صورتی که قرار است که ایمیل توجیهی بفرستید) نوشته باشید. به خاطر داشته باشید که کارفرماها یا گروه استخدام‌کنندگان، احتمالا باید نامه‌های بسیاری را در زمان محدودی بخوانند.

پاراگراف پایانی این پاراگراف باید نامه‌ی شما را به‌خوبی پایان دهد و بدون این که مغرورانه به نظر بیاید، به‌وضوح برای خواننده مشخص کند که پس از خواندن آن چه اقدامی باید انجام دهد. بنابراین به عنوان نمونه باید بنویسید: «امیدوارم که این نامه شما را متقاعد کرده باشد که من مهارت و تجربه‌ی کافی را برای گرفتن شغل «الف» دارم. منتظر پاسخ شما هستم.»

اگر نامه‌تان را به نام فرد خاصی ارجاع داده‌اید، با عبارت «ارادتمند شما» و در غیر این صورت، با عبارت «با تشکر» امضا کنید.

چک کنید و بفرستید هنگامی که نامه‌تان را تمام کردید، با دقت آن را بازخوانی کنید. سپس از کسی که به او اعتماد دارید و توانایی بررسی دقیقِ جزئیات را دارد، بخواهید که نامه‌تان را دوباره بخواند و خطاهای تایپی (نوشتاری)، دستوری و همچنین تناقضات آن را پیدا کند. اگر بتوانید کسی را پیدا کنید که با آن بخش و یا آن شغل آشنایی دارد و می‌تواند نامه‌تان را بررسی کند، بسیار کمک‌تان خواهد کرد. چنین افرادی می‌توانند مشکلات احتمالی را تشخیص دهند یا راه‌هایی پیشنهاد کنند تا نامه‌تان را طوری اصلاح کنید که بیشترین اثربخشی را داشته باشد.

آخرین، ولی نه کم‌اهمیت‌ترین نکته، این است که به یاد داشته باشید حتما از قالب خواسته شده استفاده کنید؛ چه در مورد نامه‌ها، چه در مورد متن ایمیل‌ها یا پیوست‌هایشان.

در آخر… به یاد داشته باشید که هر چه درخواست‌های بیش‌تری بفرستید، مصاحبه‌های بیش‌تری می‌گیرید، پس اگر اولین درخواست‌های‌تان ناموفق بودند، ناامید نشوید.

حتی شاید از خیلی از سازمان‌ها هیچ پاسخی دریافت نکنید، اما به فرستادن درخواست‌های هدفمند و تلاش برای گرفتن بازخوردهایی از هر جای ممکن برای بهبودِ موارد بعدی، ادامه دهید. به این ترتیب، به احتمال زیاد به زودی مصاحبه‌هایی خواهید گرفت.