چطور به همه کارهای روزانه‌ام برسم/ ۱۰ گام برای زمانبندی کارهای روزانه
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که شب‌ها با خود زمزمه کنید : «فردا همه کارها را انجام می‌دهم.» و البته لیست بلندبالایی از کارهای روزمره را در ذهن مرور کنید اما فردا صبح، از برنامه خود جا بمانید و تا پایان شب با حس عذاب وجدان دست‌و‌پنجه نرم کنید. این یادداشت سعی دارد شما را با چکیده‌سازی و ارائه نکاتی مختصر، در این راه یاری کرده و با آموزش‌های ساده مدیریت زمان، به کنترل انرژی و ارتقاء سطح بهره‌وری زمان شما کمک کند.
سرویس سبک‌زندگی فردا؛ عطیه سادات فتحی: شاید برای شما هم پیش آمده باشد که شب‌ها با خود زمزمه کنید : «فردا همه کارها را انجام می‌دهم.» و البته لیست بلندبالایی از کارهای روزمره را در ذهن مرور کنید اما فردا صبح، از برنامه خود جا بمانید و تا پایان شب با حس عذاب وجدان دست‌و‌پنجه نرم کنید. حقیقت آن است که افراد با هر سطحی از توانایی، نهایتاً ظرفیتی مشخص برای انجام وظایف، مسئولیت‌ها و کارهای روزمره خود دارند و مطالعه روش‌های گوناگون، تنها به آشنایی شما با راهکارهای تقسیم‌بندی زمان کمک خواهد کرد. گو اینکه روش‌های ثابت نیز پس از هم‌سان‌سازی با شرایط حاکم بر زندگی شما، قابلیت بهره‌برداری مفید خواهند داشت. پس این شما هستید که باید پیش از هر چیز، آگاه به شرایط و فضای حاکم بر زندگی خود باشید و بعد با استفاده از راهکارهایی که ارائه شده، در راه پیشرفت امور خود گام بردارید. این یادداشت سعی دارد شما را با چکیده‌سازی و ارائه نکاتی مختصر، در این راه یاری کرده و با آموزش‌های ساده مدیریت زمان، به کنترل انرژی و ارتقاء سطح بهره‌وری زمان شما کمک کند.
۱. واقع گرا باشید:
همه دوست دارند بیشترین کارها را در کمترین زمان انجام دهند. واضح‌تر اینکه همه کارها را طی یک روز انجام دهند. خوب است این نکته را به یاد داشته باشیم که هیچ فردی قابلیت انجام حجم کاری ورای تصور طی یک روز را ندارد. یعنی در بهترین حالت نیز، تعدادی کار مشخص انجام می‌شود. بنابراین سعی نکنید فشار غیرمنطقی به خودتان وارد کنید. تفکر ایده‌آل در کنار واقع‌گرایی نتیجه بهتری خواهد داد.
۲. محدودیت زمان را در نظر بگیرید:
اگرچه کم آوردن وقت بیش از هر چیز به نداشتن یا ضعف اصول برنامه‌ریزی برمی‌گردد اما نادیده نگیرید که هر روز، ساعات ثابتی دارد. پس باید فعالیت‌های خود را طبق محدودیت زمانی روزانه تنظیم کنید. از آن گذشته، ساعات کاری برای انجام امور اداری، مشخص شده و طبیعی‌ست که کارهایی از این دست را باید در ساعات اولیه روز انجام داد. می توانید سایر فعالیت‌هایی را که نیازمند بازه زمانی اداری نیستند، به ساعات ظهر و بعدازظهر انتقال دهید.
۳. نترسید:
زمانبندی آن‌قدرها هم کار سختی نیست. شما نیز اولین فردی نیستید که با چالش کمبود وقت درگیر شده است. ترسیدن از عقب‌ماندگی کارها، کم آوردن وقت و افزایش حجم کار، به شما کمکی نمی کند؛ بلکه شما با ترسیدن فقط وقت و انرژی بیشتری را هدر می‌دهید که می‌تواند تعیین‌کننده باشد.
۴. فرار نکنید:
موقعیت خود را بپذیرید و ارزیابی کنید. فرار کردن و به تعویق انداختن تصمیم مهمی مانند اصلاح رویه انجام امور، منجر به نگرانی بیشتر می‌شود. سر جای خود بمانید، راه پیش رو را ببینید، راهکارها را بسنجید و درصدد رفع کم‌کاری‌ها و کاستی‌ها باشد. از آن مهم‌تر یادتان باشد هدف اصلی، با اولین گام محقق نمی‌شود.
۵. تمرکز داشته باشید:
تشویش ذهن و درهمی فکر، بزرگترین مانع برای تمرکز و هدف‌یابی‌ست. پس بهتر است در فضایی آرام به تفکیک وظایف، مسئولیت‌ها و کارهای روزمره خود فکر کنید و واقع‌بینانه بسنجید. بیش از حد متعارف نپذیرید تا مأیوس نشوید. سعی کنید دسته بندی ذهنی داشته باشید تا بتوانید به تفکیک موضوعی متعارف‌تری دست پیدا کنید و از همه مهم‌تر، طبق شرایط جسمی و روحی کنونی خود برنامه‌ریزی کنید. نه آنچه که دوست دارید باشید.
۶. جداسازی کارها، راهکار اصلی:
کارهای اصلی و روزمره را از کارهای موردی زمان‌دار جدا کنید. این روش به شما کمک می کند تا با یک نگاه اجمالی، به تقسیم‌بندی فوری معقول ذهنی دست پیدا کنید و سردرگم نباشید که اول از کجا شروع کنید و نکند کار مهمی را پشت گوش انداخته باشید.
۷. اولویت‌ها را به خاطر بسپارید:
دسته‌بندی کارها بر اساس اولویت‌ها را می توانید در ابتدایی‌ترین صورت و با دو معیار «میزان اهمیت» و «فوریت» شروع کنید. جدولی رسم کنید که به چهار بخش تقسیم شده باشد.
بخش اول: کارهای فوری و ضروی
بخش دوم: کارهای فوری و غیر ضروری
بخش سوم: کارهای غیرفوری اما ضروری
بخش چهارم: کارهای غیرفوری و غیرضروری
در بخش اول، کارهایی ضروری و فوری را ذکر کنید که باید سریعاً انجام شوند و تاخیر در انجام آن‌ها به هر نحو، منجر به ضرر شما خواهد شد. بخش دوم را به کارهای اختصاص دهید که باید فوری انجام شوند اما اهمیت زیادی برای شما ندارند. بخش سوم، متعلق به کارهایی ضروریست که باید انجام شوند اما بازه زمانی مشخص و محدودیت زمانی ندارند و بخش چهارم مخصوص کارهایی‌ست که نه ضرورت دارند و نه فوریت اما انجام آن‌ها به شما انرژی می‌دهد و خالی از لطف نخواهد بود.
۸. لیست کارهای روزمره خود را تهیه کنید:
برنامه خود را روی کاغذ بیاورید تا جلوی چشمتان باشد.کارها را طبقه‌بندی کنید.کارهای هر روز به دو دسته «ثابت روزمره» و «متفاوت روزانه» تقسیم شده و سپس در دو دسته «زمان‌بر» و «کم زمان» جای می‌گیرند. این لیست برای افراد شاغل، خانه دار و غیره نیز از کمیت و کیفیت متفاوتی برخوردار است. برای روشن شدن هر دسته می توان به مثال‌هایی اشاره کرد. برای کارهای ثابت روزمره می‌توان به آشپزی برای بانوان یا خرید برای آقایان اشاره کرد و برای کارهای متفاوت روزانه می‌توان مراجعه به اداره‌جات یا بانک را مدنظر داشت. کارهای زمان‌بر و کم‌زمان نیز به همین ترتیب قابلیت بررسی دارند.
۹. ساعت های مشخص، کارهای مهم:
عموم افراد در ساعات ابتدایی روز از انرژی سرشاری برخوردارند. بنابراین شاید بهتر باشد کارهای مهم را در ساعات مشخص ابتدایی روز انجام دهید اما نکته قابل‌توجه در این بخش، تخصیص ساعت‌های مشخص به امور مهم است. وقتی در ذهن خود برنامه‌ریزی کنید و ساعتی معین را برای انجام کاری ضروری در نظر بگیرید، ناخودآگاه و به صورت هدفمند به انجام آن سوق داده می‌شوید.
۱۰. صورت کارها را مکتوب کنید:
کم‌رنگ‌ترین جوهرها از قوی‌ترین حافظه‌ها بهتر عمل می‌کنند. کارهایتان را فهرست‌وار در تیررس نگاه داشته باشید تا هم ذهنتان فراموش نکند و هم در پایان روز بتوانید بررسی منطقی‌تر با داده‌های واقعی داشته باشید. از انجام کارهای تکراری جلوگیری کرده و می‌توانید بعد از اتمام کاری تائیدیه انجام آن را ثبت نمایید. نمود ظاهری انجام تصمیم یعنی مصمم شدن و تلاش بیشتر شما برای موفقیت. پس مصمم بمانید و به طیف موفق‌ها خوش آمدید.
دیدگاه تان را بنویسید