مديريت زمان، در خانه و محل كار

فارس: خانم هاي خانه دار، بانوان شاغل و نيز آقايان، در مشاغل و شرايط متفاوت با توجه به گرفتاريهاي گوناگون نسبت به تقسيم فعاليت هاي خود در طول روز با سرگرداني و كاستي هايي مواجه مي شوند، در حاليكه بخشي از زماني را كه در اختيار دارند، ناخواسته از دست مي دهند. كارشناسان و پژوهشگران راهكارهايي را پيشنهاد مي كنند كه در چارچوب دانشِ «مديريت زمان»تبيين شده است. عبارت هاي "وقت كافي ندارم " كه بتوانم به ورزش، ملاقات با دوستان، قدم زدن و يا سفر بپردازم يا اينكه "خيلي گرفتارم و بندرت اتفاق مي افتد تا بتوانم كارهاي شخصي ام را انجام دهم "، عباراتي بسيار آشناست. از سويي راهي براي افزودن به ساعات شبانه روز وجود ندارد. مهم اين است كه شما چگونه24 ساعت شبانه روز را تقسيم بندي مي كنيد. در بسياري از موارد مي توان به گونه اي برنامه ريزي كرد كه علاوه بر رسيدگي به تمام برنامه ها، وقت اضافه نيز داشت. بسيار ساده است. كافي است نكات23 گانه زير را در منزل و يا محل كار در نظر داشته باشيد. - براي رفتن به محل كار يا انجام هركار ديگري مانند خريد، كمي زودتر از منزل خارج شويد. - مدت زمان ديدار با دوستان يا جلسات كاري را كوتاه تر كنيد. براي مثال؛ جلسات45 دقيقه اي را در30 دقيقه انجام دهيد. - انجام امور روزمره منزل مقدار زيادي از پتانسيل شما را هدر مي دهد. براي انجام امور سنگين از شخص ديگري كمك بگيريد و كارهاي سبك را خود انجام دهيد. - براي تعطيلات آخرهفته برنامه ويژه اي را ترتيب دهيد. اين فرصت مناسبي براي حضور اعضاي خانواده در كنار هم و جبران انرژي از دست رفته در طول هفته خواهد بود. - كوتاهترين مسير را براي رفت و آمد به منزل و محل كار انتخاب كنيد. در صورت امكان اين دومكان خيلي از هم دور نباشد، تا وقت كمتري تلف شود. - هميشه مديريت زمان به اين معنا نيست كه وقت فوق العاده اي را ايجاد كنيد، بايد چشم انداز برنامه هايتان را تغيير دهيد: فعاليت مفيد و مؤثر در زمان كوتاهتر. - روز را با خلق و خوي خوب آغاز كنيد تا پيشرفت در كارهاي روزمره سريعتر شود. - از آشفتگي ها پرهيز كنيد، چون سبب از بين رفتن يا كاهش توانايي هايتان خواهد شد. - هر صبح10 دقيقه در سكوت بنشينيد، نفس عميقي بكشيد و براي آن روز برنامه ريزي كنيد. - برنامه هايي را كه قرار است انجام شود به ترتيب روي كاغذ منتقل كنيد. - فعاليت هايتان را طبقه بندي كنيد. براي مثال در يك مسير چندكار را با هم انجام دهيد. - فعاليت ها را در تقويمي منعكس كنيد. اين كار كمك خواهد كرد تا همه برنامه ها را در يك نگاه ببينيد و مطلع شويد چه روزهايي را بيشتر از اوقات ديگر مشغول هستيد و راهي است كه براي انجام كارهاي ديگر هم تصميم بگيريد. - براي كاستن از تشويش و كنترل بيشتر، هر غروب،10 دقيقه، برنامه روز بعد خود را مطالعه كنيد. - براي انجام كارها در زمان كمتر، تمركز و تسلط برآن كار بسيار كمك كننده است. - به هر در خواستي نبايد پاسخ مثبت داد. بايد ياد بگيريد درخواست هاي بي دليل را نپذيريد و از قبول آن امتناع ورزيد. - تنها20 درصد از امور هستند كه بايد بطور كامل اجرا شوند.80 درصد بقيه را مي شود درحد مطلوب انجام داد. - اگر مايل نيستيد خودتان كارها را انجام دهيد، بهتر آن است كه به شخص ديگري كه كار را سريع تر ازشما انجام مي دهد محول كنيد. - امور پركار را صبح و امور كم كار را بعد از ظهر انجام دهيد. - برخي از روزها عمل كردن طبق برنامه ممكن نيست. سعي كنيد اموري را كه در اولويت قرار دارند انجام دهيد. - در محل كار براي مقوله هاي مختلف سرفصل باز كرده و يادداشتي به هر كدام پيوست كنيد تا بدانيدچه كاري بايد انجام شود. - در منزل نيز مي توانيد، صورتحساب ها، دعوت نامه ها، نامه ها و غيره را در فولدر مشخصي قرار دهيد و فهرست كنيد تا براي پيگيري دچار اتلاف وقت نشويد. - اولويت بندي زمان براي انجام كارها نيز از مباحث مهم به شمار مي رود. -با تمركز كردن روي2 كار مهم تر از بقيه و انجام آن در روز، از نگراني خود مي كاهيد و در مراحل بعدي و پرداختن به كارهاي ديگر آسوده خاطر خواهيد بود. اين عمل را در سركار و منزل، انجام دهيد. - پاسخ به ايميل ها بسيار وقت گير است. بهتر آن است كه انجام اين كار را بجز در مواقع ضروري كه نياز به پيگيري و پاسخگويي دارند به آخر وقت موكول كنيد .