چگونه یک سمینار خوب ارائه دهیم؟ / ۱۷ توصیه و راه برای برگزاری و انجام یک سمینار عالی
سمینار دادن فرصتی عالی برای به اشتراک گذاشتن دانش و تجربه با دیگران است. سخنرانی عمومی می‌تواند ترسناک باشد اما تمرین و آماده‌سازی می‌تواند این استرس را به حداقل برساند. برای ارائهي بهترین سمینار ممکن، گام اول این است که از برگزار کننده‌ی آن بخواهید انتظاراتش در مورد زمان و محتوای سمینار چیست.
پایگاه خبری تحلیلی فردا:
سمینار خود را طوری سازمان‌دهی کنید که از یک سری نکات مهم با تصاویر و فعالیت‌های جالب ترکیب شده باشد. اعتماد به نفس خود را با برقرار تماس چشمی با مخاطبان، توجه به زبان بدن خود و واضح سخن گفتن نشان دهید.
آماده‌سازی اولیه‌ي خودتان
۱. شکل و فرمت مورد انتظار را بشناسید. سمینارها می‌توانند در اشکال متنوعی ارائه شوند. با برگزار کننده‌ي سمینار صحبت کنید و از او در مورد انتظارات و توقعاتش از سخنان شما بپرسید. آن‌ها شاید از شما بخواهند در مورد یک مقاله‌ي هنوز منتشر نشده بحث کنید یا شاید ترجیح دهند شما سخنرانی‌ای ارائه کنید که در آن تعامل کمتری با مخاطبان داشته باشید.
- شما می‌توانید بپرسید: «آیا شما به دنبال یک سخنرانی هستید که بر روی یک تحقیق متمرکز است یا به دنبال یک تجربه‌ي تعاملی‌تر با مخاطب می‌گردید؟»
- در بیشتر موارد طوری برنامه‌ریزی کنید که تعامل با مخاطبان در برنامه‌ي شما وجود داشته باشد. با اینکه نوع فعالیت‌ها ممکن است با هم فرق داشته باشند اما درگیر کردن مخاطب موجب مشارکت در بحث خواهد شد.
۲. مخاطب را در نظر بگیرید. مخاطبی که می‌خواهید با او صحبت کنید را بشناسید و اطلاعاتی که می‌خواهید عرضه کنید را در سطح علاقه و تجربه‌ی مخاطب عرضه کنید. اگر شما گروه مخاطبان را نمی‌شناسید از برگزارکننده‌ي سمینار بخواهید یک سری اطلاعات کلی و زمینه‌ای در مورد اعضای شرکت‌کننده به شما بدهد. اگر پیش از این با این گروه کار کرده‌اید پس از اطلاعات خودتان استفاده کنید تا سطح و نوع بحث را متناسب با علائق جمع هماهنگ کنید.
- به عنوان مثال، در یک سخنرانی علمی در مقابل گروهی از دانشمندان، شما لازم نیست همه‌ی اصطلاحات تخصصی را توضیح دهید و می‌توانید مستقیماً و سریع‌تر به سراغ اصل مطلب بروید.
- بسته به نوع مخاطب شما ممکن است به سراغ موضوعات مناقشه برانگیز بروید یا از پرداختن به این موضوعات بپرهیزید.
- شما حتی می‌توانید قدری زودتر به محل برگزاری سمینار بروید و با برخی از شرکت‌کنندگان گفتگو کنید تا حس بهتری از فضای سمینار بگیرید. شما می‌توانید از شرکت‌کنندگان بپرسید: « چه چیز باعث شد که بخواهید در این سمینار مشخصاً شرکت کنید؟»
- اگر قرار است یک سمینار تخصصی باشد پیش از جلسه با برخی از شرکت کنندگان صحبت کنید و از آن‌ها بپرسید دوست دارند در این سمینار چه چیزی یاد بگیرند.
۳. بدانید که چه ابزارهایی برای سخنرانی فراهم است و شما چه چیزهایی لازم است با خود بیاورید. مطمئن شوید که با استفاده از هرگونه فناوری که در اتاق اجلاس از آن استفاده می‌شود راحت هستید. معنای این شاید این باشد که شما باید کار با پاورپوینت را به خوبی بلد باشید. یا شاید شما لازم باشد نحوه‌ي تعویض کردن اسلایدها را با به وسیله‌ی دکمه‌ي یا نشانگر تمرین کنید. حتی شاید لازم باشد نحوه‌ي گذاشتن و تنظیم میکروفون را هم بدانید.
- به عنوان مثال، اگر شما قصد دارید از یک اسلاید در ارائه‌ی خود استفاده کنید قبلش مطمئن شوید که پروژکتور اتاق اجلاس به خوبی کار می‌کند.
۴. اسلایدهای مخاطب پسند بسازید و از جلوه‌ها و کمک‌های بصری بهره ببرید. همین‌که شروع به ساخت ارائه‌ی خود می‌کنید به این فکر کنید که آیا مخاطبان با تصاویر شما ارتباط برقرار می‌کنند یا نه. به عنوان مثال اگر شما از اسلاید استفاده می‌کنید پس این اسلایدها باید قابل‌رؤیت، واضح و به راحتی قابل خواندن باشند. از فونت درشت و جمله‌بندی واضح استفاده کنید. از استفاده از گرافیک‌های اضافی و زیادی بپرهیزید و از نوشته‌ها به صورت حداقلی استفاده کنید.
- آگاه باشید که برای هر مخاطب در هر جایی بین یک تا دو دقیقه طول می‌کشد تا اسلاید شما را بخواند. بنابراین ارائهي خود را با اسلایدهای زیاد سنگین نکنید وگرنه نمی‌توانید ارائهي خود را در زمان مقرر به پایان برسانید. در عوض از تصاویر و عکس‌هایی استفاده کنید که با اطلاعاتی که ارائه می‌دهید هماهنگ باشند و مستقیماً به ذهن مخاطب سپرده شوند.
- شما همچنین می‌توانید از دیگر سبک‌های بصری استفاده کنید مانند مدل‌ها، پوسترها، بروشورها و غیره. احساس نکنید که مجبورید فقط از اسلاید استفاده کنید و در عوض از خلاقیت خودتان بهره ببرید البته اگر نوع سمینار این اجازه را به شما می‌دهد.
۵. اگر لازم است هر محتوایی را بین مخاطبان پخش کنید. اگر سمینار شما بر روی بحث بر روی مقاله متمرکز است، فکر خوبی است که با همکاری برگزار کننده یک نسخه‌ي کاغذی از مقاله را چند روز قبل از برگزاری سمینار بین شرکت‌کنندگان احتمالی توزیع کنید. این کار موجب می‌شود که مخاطبان با ذهنی آماده و سؤال‌ها و نظرات مشخصی به جلسه بیایند. همچنین به شما هم اجازه می‌دهد مستقیماً سر مسائل عمیق‌تر و اساسی‌تر بروید زیرا می‌توانید فرض را بر این بگذارید که مخاطب سطحی از دانش مورد نیاز را پیش‌تر کسب کرده است.
- اگر مقاله‌ای که شما پخش کرده‌اید کاری تمام نشده است خوب است که این موضوع را روی کاغذ قید کنید و در آغاز سخنرانی هم دوباره آن را تکرار کنید. با این کار مخاطبان احساس می‌کنند که شما از انتقادات سازنده و دیگر ایده‌ها استقبال می‌کنید.
۶. سمینار خود را یک بار در محل برگزاری سمینار از قبل تمرین کنید. وقتی محل برگزاری سمینار مشخص شد و محتوای دیداری شما آماده شد شما می‌توانید تا جایی که ممکن است تمرین کنید. از دوستان، اعضای خانواده، همکاران یا استاد راهنمای خود بخواهید که نقش مخاطب را در اجرای آزمایشی بازی کنند. از اجرای آزمایشی خود فیلم بگیرید و بعد آن را تماشا کنید تا بتوانید جاهایی را که می‌توانید بهتر کنید شناسایی کنید. آن‌قدر تمرین کنید تا احساس کنید که با محتوا و فرآیند سمینار کاملاً راحت هستید.
- بعد از هر جلسه‌ی تمرین در مورد بخش‌هایی که خوب بودند و بخش‌هایی که هنوز جای کار دارند یادداشت برداری کنید.
۷. روز سمینار زودتر به محل برسید. خوب است روز سمینار قدری زودتر به محل بروید و ببینید همه چیز در اتاق اجلاس سر جای خودش هست یا نه. شما می‌توانید همچنین فایل ارائه‌ی خود را بارگذاری کنید یا بروشورها یا دیگر موارد را آماده کنید. این کار ضمناً به شما فرصت این را می‌دهد برای آخرین بار با برگزار کننده‌ي سمینار صحبت کنید و اگر مشکلی وجود دارد آن را برطرف کنید.
- اگر بین پانزده تا سی دقیقه زودتر به محل برسید معمولاً برای انجام همه‌ی کارها کافی است. اگر سمینار بزرگی است یا سمیناری است که امور فنی سنگین و پیچیده‌ای نیاز دارد شاید یک ساعت زودتر رفتن ضروری باشد.
مدیریت محتوا
۱. خودتان را معرفی کنید. سمینار خود را با رفتن پشت تریبون یا فقط جلوی جمع ایستادن و یک معرفی کامل شروع کنید. مقدار کمی در مورد سابقه‌ی حرفه‌ای خود به مخاطبان بگویید. به طور خلاصه توضیح دهید چرا به موضوع سمینار امروز علاقه‌مند شده‌اید. این کار قرار است باعث شود مخاطب از گوش دادن به شما احساس خوبی داشته باشد و رابطه‌ی گوینده-مخاطب خوبی شکل بگیرد.
- هنگام معرفی خود متواضع باشید اما بر معتبر بودن خود در مورد صحبت کردن در مورد موضوع سمینار تأکید کنید. به جای اینکه فرض کنید که شما بیشتر در مورد مخاطبتان می‌دانید فقط اجازه دهید آن‌ها بدانند شما چه تجربیاتی داشته‌اید.
- اگر کس دیگری شما را معرفی می‌کند اطمینان حاصل کنید که آن‌ها یک کپی از بیوگرافی شما را از قبل دارند. یک کپی اضافه همراه خود داشته باشید. وقتی زمان حرف زدن شما رسید می‌توانید چند کلمه‌ای در مورد علاقه و توجهتان به موضوع بیان کنید و از برگزار کننده بابت فرصتی که فراهم کرده که تا با مخاطبان صحبت کنید تشکر کنید.
۲. بر اساس رئوس مطالب سخنرانی پیش بروید. سخنرانی شما باید از یک نقطه‌ي منطقی به نقطه‌ي منطقی دیگر برود. حتی اگر کل سخنرانی را از بر دارید شاید بهتر باشد که یک برگه کاغذ یا چند تا کارت که رئوس مطالب روی آن‌ها نوشته شده را مقابل خود داشته باشید. این کار به تنظیم سرعت سخنرانی هم کمک می‌کند.
- به عنوان مثال، اگر سمینار شما بر روی یک موضوع تاریخ‌دار متمرکز است مانند مراحل جنگ داخلی آمریکا، مطمئن شوید پیش از آنکه از دوره‌ی زمانی به دوره‌ی دیگر بروید هشدار لازم به مخاطب خود بدهید.
۳. محتوای خارج از کمک‌های بصری‌تان ارائه دهید. ممکن است خیلی وسوسه کننده باشد که مستقیماً از روی اسلایدهایتان بخوانید اما در مقابل این حس مقاومت کنید. در عوض در اسلایدهایتان فقط نکات مهم‌تری که می‌خواهید بر آن تأکید کنید بیاورید. اگر به اندازه‌ی کافی تمرین کنید می‌توانید زمان را به خوبی مدیریت کنید و همه‌ي اسلایدها همراه با توضیحاتشان را ارائه دهید.
- به عنوان مثال اگر شما یک اسلاید با عکسی از آبراهام لینکلن دارید پس شما می‌توانید اطلاعاتی در مورد زمان حکومت وی یا پیش‌زمینه‌ای از زندگی‌اش ارائه کنید. این اطلاعات لازم نیست در اسلاید نوشته بشوند.
- یک نسخه از اسلایدهایتان را پرینت بگیرید و جلوی خودتان داشته باشید. این کار به شما کمک می‌کند که اسلاید بعدی کدام است و لذا می‌توانید با آرامش به نکته‌ی بعدی بپردازید.
۴. محتوای تعاملی در سمینار خود بگنجانید. برای اینکه توجه مخاطب را به خود جلب کنید و کاری کنید که چیزی یاد بگیرند، باید کاری کنید که با موضوع و محتوای سمینار شما درگیر شده‌اند. بحث و گفتگو، بازی، سؤال و معما و نظرسنجی به آن‌ها کمک می‌کند که در سمینار مشارکت کنند.
- یک فعالیتی که یخ جلسه را در اول آن آب کند موجب می‌شود حال حضار خوب شود و توجهشان جلب شود.
- شما می‌توانید یک گروه بزرگ از مخاطبان را به گروه‌های کوچک تقسیم کنید تا در مورد یک مسئله، سؤال یا موضوع بحث کنند.
۵. به زمان اختصاص یافته مقید باشید. به محض اینکه انجام سمیناری را به عهده گرفتید از محدودیت زمانی آن مطلع شوید و ارائه‌ی خود را بر اساس آن زمان طراحی کنید. طوری هدف‌گذاری کنید که ارائه دقیقاً با پایان وقت یا کمی زودتر به پایان برسد. هرگز از وقت مقرر تجاوز نکنید. اگر دیدید محدودیت زمان دارید راهی پیدا کنید که موضوع را سریع جمع کنید و توضیحات بیشتر را در زمان پرسش و پاسخ ارائه دهید. به عنوان مثال شما می‌توانید بگویید « خب، من به انتهای وقت خودم رسیدم اما مشتاقم در مورد هر کدام از این موضوعات در قسمت سؤالات صحبت کنم.»
۶. تا جایی که ممکن است به همه‌ي سؤالات پاسخ دهید. اول سؤال پرسیده شده را دوباره بخوانید تا همه‌ی مخاطبان متوجه شوند شما پاسخ چه سؤالی را می‌دهید. بعد قبل از آنکه بلافاصله سؤال را جواب دهید لحظه‌ای درنگ کنید تا پاسخ خود را در ذهن مرتب کنید. سعی کنید پاسخ‌هایتان را هرجا ممکن بود به مجموع ارائه‌ی خود ارجاع دهید. شاید به اطلاعات اضافه‌ای که شما به علت کمبود وقت یا محدودیت شکل ارائه نتوانسته بودید ارائه دهید.
- وقتی سمینار خود را برنامه‌ریزی می‌کنید حتماً وقتی هم برای پرسش پاسخ باقی بگذارید. یک بیانیه‌ی کوتاه برای جمع‌بندی حرف‌ها بعد از پایان قسمت پرسش پاسخ آماده کنید.
- سعی کنید از پرسش‌کننده بعد از جواب دادن به سؤالش تشکر کنید. اگر یک فرد خاص سعی کرد که بر جلسه‌ی پرسش پاسخ مسلط شود و گفتگویتان با وی طولانی شد پیشنهاد دهید با او بعد از پایان جلسه صحبت می‌کنید.
- اگر پاسخ سؤال مشخصی را نمی‌دانید هیچ اشکالی ندارد اگر بگویید « این یک سؤال عالی است اما من اطلاعات دقیقی در مورد آن ندارم.»
نشان دادن اعتماد به نفس و تخصص
۱. آرامش و تماس چشمی دائمی را حفظ کنید. هنگام حرف زدن به اطراف اتاق اجلاس نگاه کنید و سعی کنید با تقریباً همه تماس چشمی پیدا کنید. اگر متوجه شدید که دارید فقط به یک قسمت از اتاق نگاه می‌کنید، خودتان را مجبور کنید به دیگر جهات هم نگاه کنید. همین‌طور فقط بر روی فضای کلی و پشت اتاق متمرکز نشوید بلکه به خود افراد حاضر در جلسه توجه کنید تا متوجه واکنش‌های آنان به حرف‌هایتان بشوند.
۲. روشن و واضح و از روی اعتماد به نفس سخن بگویید. از فیلم جلسات تمرینی‌تان شما متوجه خواهید شد که امواج صدای شما لرزش دارد یا به اندازه‌ی کافی بلند نیست. سعی کنید صدای خود را بلند کنید به طوری که اگر لازم شد بدون استفاده از میکروفون هم صدایتان شنیده شود. همچنین آرام سخن بگویید و کلمات را طوری ادا کنید که همگان متوجه شوند چه می‌گویید.
- شاید اینکه کنار یادداشت‌های ارائه‌تان بنویسید «واضح حرف بزن» فکر بدی نباشد. این کار به شما در طول سخنرانی یادآوری می‌کند که سخن گفتن خود را تنظیم کنید.
۳. اگر خطایی مرتکب شدید آرامش خود را حفظ کنید. اگر هرگونه اشتباهی مرتکب شدید هنگام سخنرانی، عجیب این است که شاید مخاطبان شما حتی آن را متوجه نشده باشند. اما اگر نگران هستید که متوجه اشتباه شما شده باشند پس خیلی سریع به اشتباه خود اذعان کنید و بعد بلافاصله به ادامه‌ی بیان مطالب خود برگردید. این خودش یک راه برای برقراری رابطه‌ی اعتماد بین گوینده و شنونده است.
- به عنوان مثال ممکن است شما بگویید « من همین الان متوجه شدم که نموداری که در ستون ۳ نمایش داده شد کاملاً به روز نبوده است، بنابراین عدد دقیق‌تر عبارت است از...»
۴. زبان بدن خود را کنترل کنید. بازوها و دستان خود را تحت کنترل داشته باشید و از بازی کردن با خودکار یا شی‌ء دیگر خودداری کنید. به الگوی قدم زدن خود توجه کنید و سعی کنید کمی جابجا شوید اما نه آن‌قدر که موجب حواس‌پرتی شود. وقتی زبان خود را تحلیل می‌کنید به این دقت کنید که آیا حرکات شما موجب پرتی حواس مخاطب از محتوای سخنان شما می‌شود یا نه، اگر می‌شود سعی کنید این حرکات را به حداقل برسانید یا اصلاً حذف کنید.
- برای کمک به انتقال بین نکات، به قسمت دیگر فضا بروید یا مکانتان را تغییر دهید.
- اگر می‌خواهید بر نکته‌ای تأکید کنید، حرکات بدن خود را کاملاً متوقف کنید. پاهای خود را کنار هم بگذارید و قبل از گفتن جمله‌ي مهم یک سکوت کوتاه کنید.
منبع