۷ راهکار برای اینکه به برنامه ریزی روزانه‌تان عمل کنید

سرویس سبک زندگی فردا؛ نیلوفر نیک بنیاد: حتما تا حالا برایتان پیش آمده که برنامه‌های مختلفی را در ذهنتان چیده باشید اما شب که می‌رسد، ببینید بیشتر از نصف آن‌ها را انجام نداده‌اید. یا مثلا اول فروردین هر سال یک فهرست طولانی از کارهایی که باید آن سال انجام بدهید برای خودتان مشخص کنید و بعد وقتی فروردین سال بعد می‌رسد، ببینید هنوز خیلی از کارهای سال قبل انجام نشده باقی مانده. شاید حتی به این فکر افتاده باشید که دفتر برنام‌ریزی بخرید، کلاس‌های مدیریت زمان بروید، از یک مشاور بخواهید کمکتان کند تا برای انجام کارهایتان زمان‌بندی کنید و... اما حقیقت این است که در قدم اول نیازی به هیچ‌کدام از موارد بالا نیست. شما با دانستن چند نکتۀ ضروری در مورد مدیریت زمان، می‌توانید تا حد زیادی از پس کارهایتان برآیید و آن‌ها را طبق برنامه انجام دهید.

وسایل مورد نیاز:

۱. کاغذ، سه برگ (یا سه صفحۀ یادداشت الکترونیکی) ۲. خودکار، یک عدد (یا انگشت برای تایپ کردن در صفحه) ۳. حوصله، به مقدار لازم

۴. دقت، زیاد

روش انجام مدیریت زمان:

۱. برنامه ریزی کنید

قبل از هرچیز باید ببینید اهل برنامه‌ریزی هستید یا نه. افراد زیادی را می‌شناسم که برنامه‌ریزهای ماهری هستند اما هرگز به برنامه‌هایشان عمل نمی‌کنند. یا برعکس، کسانی را می‌شناسم که برنامه‌ریزی بلد نیستند اما هر روز کارهای زیادی انجام می‌دهند. پس اول از همه، باید تصمیم بگیرید که درکنار برنامه‌ریزی کردن، انجام دادن آن را هم مد نظر داشته باشید.

۲. کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت

حالا سه برگه کاغذ را بردارید و کارهایتان را با توجه به مدت زمانی که برای انجامشان درنظر گرفته‌اید، در آن‌ها بنویسید. به عبارت دیگر، کارهایتان را به سه دستۀ کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت تقسیم کنید. البته در این بخش آن‌قدر زیاده‌روی نکنید که فهرست‌هایتان غیرواقعی به نظر برسد. به‌عنوان مثال «سفر به آفریقا، پنج سال بعد» را داخل برنامه‌تان ننویسید. اهداف و آرزوها را از کارهای واجب جدا کنید. منظور از سه‌طبقه کردن کارها این است که مثلا شما می‌خواهید تا پایان هفته فلان کتاب را بخوانید، این کار را در برگۀ کارهای کوتاه‌مدت می‌نویسید؛ تصمیم دارید که تا ده روز آینده به مادربزرگتان سر بزنید، این کار را در برگۀ میان‌مدت یادداشت می‌کنید؛ و قرار است پروژۀ ترجمه‌ای را که به‌عهده گرفته‌اید تا ماه آینده تحویل دهید، این را در برگۀ بلند مدت می‌نویسید. برای تقسیم کارها به این سه‌دسته قانون خاصی وجود ندارد. ممکن است فاصلۀ زمانی یک ماهه برای کسی بلند مدت محسوب شود و برای کس دیگری کوتاه‌مدت. این شما هستید که باتوجه به ویژگی‌های خودتان و فشردگی کارهایتان این فاصلۀ زمانی را مشخص می‌کنید.

۳. اول برنامه‌های کوتاه مدت را انجام دهید

قدم سوم یا مهم‌ترین قدم، برنامه‌ریزی روزانه است. بسیاری از کارها را به‌صورت عادی و روزانه انجام می‌دهید و برای آن‌ها برنامه‌ریزی هم نمی‌کنید. به‌عنوان مثال دوش می‌گیرید، روزنامه می‌خرید، صفحه‌های اجتماعی‌تان را چک می‌کنید، سر کار می‌روید، شام می‌خورید و غیره. تمام این کارهای عادی و روزمره مقداری از وقت شما را می‌گیرند و البته نمی‌شود از انجامشان هم صرف نظر کرد. پس در برنامه‌ریزی روزانه‌تان باید این کارها را هم مد نظر داشته باشید. هر روز بعد از بیدار شدن، یک تکه کاغذ کوچک بردارید (حتی می‌توانید برای ضربه‌نزدن به محیط زیست از گوشه‌های روزنامه‌باطله‌ها استفاده کنید) و به ترتیب کارهای آن روز را یادداشت کنید. مثلا: صبحانه، دوش گرفتن، خرید روزنامه، سر کار، تماس با مادر، خرید نان برای شام. بعد نگاهی به سه برگۀ برنامه‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلند مدتتان بیندازید و ببینید امروز برای انجام آن‌ها چه کار می‌توانید بکنید. شاید یک ربع وقت گذاشتن روی پروژه‌ای که قرار است ماه بعد تحویلش بدهید، فکر مناسبی باشد. پس داخل برنامۀ روزانه‌تان بنویسید «انجام پروژه». البته یادتان باشد در این مرحله انجام برنامه‌های کوتاه‌مدت بر بلندمدت‌ها ارجحیت دارد. چرا که زمان کمتری برای انجامشان دارید.

۴. برگه برنامه ریزی را همیشه همراهتان داشته باشید

برگۀ برنامه‌ریزی روزانه را همیشه همراهتان داشته باشید تا بعد از انجام هرکار بتوانید آن را خط بنید و سراغ کارهای بعدی بروید. این موضوع از نظر روانی تاثیر چشمگیری داشته و به شما انگیزه و انرژی می‌دهد تا با سرعت بیشتری به انجام کارهایتان بپردازید.

۵. با این روش برنامه ریزی برایتان بی‌معنا نمی‌شود

اگر زودتر از زمان پیش‌بینی‌شده توانستید کارهای آن روز را تمام کنید، می‌توانید برنامۀ دیگری را به فهرست آن روز اضافه کرده یا بقیۀ روز را به استراحت بپردازید. اما اگر در پایان روز چند کار از فهرستتان انجام‌نشده باقی‌مانده بود، دور آن‌ها خط بکشید و آن‌ها را در برنامۀ روز بعد یا روزهای بعد بگنجانید. البته سعی کنید طوری کارهایتان را انجام دهید که کاری انجام‌نشده باقی نماند یا نهایتا یک کار برای موکول‌کردن به فردا وجود داشته باشد. در غیر این‌صورت ذهنتان عادت می‌کند هر روز تعدادی کار را به روزهای بعد بیندازد و کم‌کم برنامه‌ریزی برایتان بی‌معنا می‌شود.

۶. فرقی ندارد اول کار سخت را انجام دهید یا آسان

بعضی افراد معتقدند اول باید سخت‌ترین کار آن روز را انجام بدهند و بعضی‌ها معتقدند باید ساده‌ترین کارها را انجام بدهند تا در آخر فرصت بیشتری برای انجام کار سخت داشته باشند. بعضی‌ها هم آن‌قدر در انتخاب بین کار سخت و آسان مردد می‌مانند که مقدار زیادی از زمانشان را از دست می‌دهند. اما من معتقدم فرقی ندارد اول کار سخت را انجام بدهید یا آسان. در هر موقع از روز برای هرکدام از کارهایتان که حوصله دارید، انجامش بدهید. این کارها باید انجام بشوند، چه حالا چه دو ساعت بعد. پس خودتان را از قانون‌ها رها کنید و باتوجه به حوصله‌تان برای کارها ترتیب مشخص کنید.

۷. برنامه ریزی یک کار وقت گیر نیست

به برنامه‌ریزی به عنوان یک کار اضافه و وقت‌گیر نگاه نکنید. شما برنامه‌ریزی می‌کنید که بقیۀ کارهایتان را به موقع و درست انجام دهید نه اینکه خود برنامه‌ریزی تبدیل به یک بار اضافه بر دوشتان بشود. شاید روزهای اول سخت با این موضوع کنار بیایید اما مطمین باشید بعد از چند روز آن‌قدر از برنامه‌ریزی کردن، خط زدن کارهای انجام شده‌‌ٔ روزانه و خط خوردن کارهای کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت تا لذت می‌برید که دیگر اگر خودتان هم بخواهید نمی‌توانید برنامه‌ریزی را ترک کنید. چون دیگر برایتان به یک عادت درونی تبدیل شده. یادتان باشد که شاید برنامه‌ریزی از معدود عادت‌های خوب زندگی باشد.