چطور اضطراب و فرسودگی شغلی کارمندان‌مان را کاهش دهیم؟

سرویس سبک زندگی فردا: به این دلیل که امروزه مشاغل پیچیده‌تر و دشوارتر شده‌اند، و به این دلیل که خیلی از ما در محیط‌های شبانه‌روزی کار می‌کنیم، فشار‌کار و استرس دیگر عادی شده‌اند. در محیط‌های کاری پراسترس، افزایش بازدهی و تعهد به کار چالش‌برانگیزتر می‌شوند. به نظر می‌رسد فشار کاری به این زودی‌ها تغییری نکند، اما تحقیقات زیادی در حال انجام هستند که نشان می‌دهند نوع خاصی از فعالیت‌‌های می‌توانند کمی اوضاع را بهبود ببخشند. در این مقاله با راه‌هایی آشنا می‌شوید که به شما کمک می‌کند استرس، اضطراب و فرسودگی شغلی کارمندان‌تان را کاهش دهید. در ادامه این مطلب را به نقل از چطور بخوانید.

مدیریت استرس خودمان به اندازه‌ی کافی سخت هست، اما حالا شما به عنوان یک مدیر باید بتوانید به تیم‌تان هم کمک کنید تا احساسات، استرس و فرسودگی شغلی‌شان را کنترل کنند. یکی از رویکردها این است که بر رشد و توسعه‌ی فردی کارکنان تمرکز کنیم. مثلا، زمانی که من در شرکت گوگل به عنوان مدیر توسعه‌ی اجرایی مشغول به کار بودم، تمرکز‌مان بر این بود که به مدیران کمک کنیم تا «شادترین، سالم‌ترین و پربازده‌ترین نیروی‌کار در دنیا» را ایجاد کنند. سرمایه‌گذاری بر رشد و توسعه‌ی فردی کارکنان اولین قدم در آزاد کردن خلاقیت، افزایش توانایی‌ها و بهره‌وری در طولانی‌مدت است. خبر خوب این است که رویکردهایی برای رسیدن به رشد و توسعه‌ی فردی وجود دارند که اجرای‌شان آسان و عملی است و نیازی به زمان، هزینه و منابع خاصی ندارند. مدیران و اعضای تیم‌شان می‌توانند به راحتی این رویکردها را به کار بگیرند. در اینجا تعدادی از آنها را که حاصل بیست سال تجربه‌ی من در همکاری با مدیران برای افزایش بهره‌وری تیمی هستند ذکر می‌کنم. خودتان الگویی برای نشاط باشید و آنها را تشویق کنید سطح استرس کارکنان روز به روز در حال افزایش است. گزارش‌ها حاکی از این هستند که بیش از نیمی از نیروی کار در جهان (حدود ۵۳ درصد) نسبت به پنج سال گذشته بیشتر در معرض فرسودگی شغلی قرار دارند. درست است که استرس واگیر دارد، اما عکسِ این قضیه هم صدق می‌کند. زمانی که هر کدام از اعضای تیم احساس نشاط کنند، تأثیر آن به تمامی اعضای گروه سرایت می‌کند. بر اساس بررسی‌های اخیر موسسه‌ی مشاوره و تحقیقاتیِ «گالوپ» (Gallup) که ۱۰۵ تیم را در شش دوره‌ی سه ماهه مورد بررسی قرار داده بود، افرادی که ۲۰ درصد بیشتر از بقیه در آنها نشاط دیده می‌شد، موفق شدند باعث بالا رفتن روحیه‌ی دیگر اعضای تیم در طول شش ماه شوند. در نتیجه، شما هم باید فعالیت‌هایی که نشاط و سرزندگیِ شما و اعضای تیم‌تان را افزایش می‌دهند شناسایی و اولویت‌بندی کنید. کارکنان‌تان را تشویق کنید که برای ورزش کردن یا دیگر فعالیت‌های نشاط‌‌آور مانند پیاده‌روی دسته‌جمعی وقت بگذارند یا در تقویم کاری برای هر پروژه زمان‌های اضافه‌تری اختصاص دهید تا کارکنان بتوانند کارشان را با آرامش و انعطاف بیشتری انجام دهند. اجازه دهید خارج از زمان کاری، کارکنان هر‌ گونه ارتباط با کار را قطع کنند مطابق مطالعات سازمان مشارکت و توسعه‌ی اقتصادی، در سراسر دنیا کارمندان به طور متوسط ۳۴ تا ۴۸ ساعت در هفته کار می‌کنند و احتمال دارد بعد از ساعات کاری هنوز هم درگیر کار یا فعالیت‌های مرتبط با آن باشند. تحقیقات نشان داده‌اند که همیشه مشغول به کار بودن، و انجام دادن چند کار به صورت همزمان قاتل بهره‌وری است، خلاقیت را نابود می‌کند و از انرژی و نشاط کارکنان می‌کاهد. و یکی از مهم‌ترین یافته‌های تحقیقات در زمینه‌ی بهره‌وری کارکنان که من هم در شرکت‌های کوچک و بزرگ شاهد آن بوده‌ام، این است که کارکنان به سختی می‌توانند خود را از کارشان جدا کنند. فرهنگی که در جوامع کنونی وجود دارد، روز به روز بر بالا بودن عملکرد کارکنان تأکید دارد و همین باعث می‌شود آنها تمایل داشته باشند که همیشه در حال فعالیت باشند، ولی این طرز‌ فکر بسیار خطرناک است و کاملا در نقطه‌ی مقابل بهره‌وری قرار دارد، زیرا حسابی برای استراحت باز نمی‌کند. حتی بهترین ورزشکاران در بهترین تیم‌ها هم نیاز به استراحت و بازسازی نیروهای خود دارند. بنابراین، حتما این موضوع را با کارکنان‌تان روشن کنید که چه زمانی باید تمرکز خود را بر کار بگذارند و چه زمانی باید آن را فراموش کنند. ذهن را طوری آموزش دهید که بتواند با آشفتگی مقابله کند

تحقیقات عصب‌شناسی نشان می‌دهند تمرین ذهن‌آگاهی (mindfulness) می‌تواند ذهن را به صورت منظم آموزش دهد و عادات ذهنی مفیدی که بهره‌وری و برگشت‌پذیری در کار و زندگی را ترویج می‌دهند، ایجاد کند. مطالعات نشان داده‌اند که مدیران و تیم‌هایی که ذهن‌های‌شان را برای آگاه بودن تمرین می‌دهند، بهتر با هم همکاری می‌کنند، استرس را به صورت مؤثرتر از خودشان دور می‌کنند و عملکرد کاری‌شان را بالا نگه می‌دارند. لازم نیست که در زمینه‌ی ذهن‌آگاهی متخصص باشید تا بتوانید این ظرفیت ذاتی بشری را در خود رشد دهید. تکنولوژی می‌تواند به کمک شما بیاید، اپلیکیشن‌هایی در این زمینه وجود دارند که می‌توانید از آنها استفاده کنید.

برای بالا رفتن تمرکز، از انجام چند کار به طور همزمان خودداری کنید انجام دادن چند کار به صورت همزمان یک اشتباه است. انسان‌ها مثل کامپیوتر نمی‌توانند چند کار را به صورت موازی و هم‌زمان انجام دهند. محقق عصب‌شناسی و نویسنده «جوآن دیک» (JoAnn Deak) اشاره می‌کند که انجام دادن چند کار به صورت هم‌زمان، مدت زمان انجام کار را دو برابر می‌کند و تعداد اشتباهات را نیز حداقل به دوبرابر می‌رساند. او می گوید بهترین روش برای انجام چند کار، روش ترتیبی است. مدیران می‌توانند با اختصاص دادن کارها، یکی بعد از دیگری و به صورت اولویت‌بندی شده، از تداخل زمانی وظایف جلوگیری کنند و با اولویت دادن به کارهای مهم و نه فوری، به اعضای تیم‌شان کمک کنند. از وقت‌های خالی در طول روزِ‌ کاری یا دوره‌هایی در طول سالِ کاری که حجم کارها کم است، به صورت هدفمند استفاده کنید

وقتی حجم کاری کم است، به کارکنان‌تان کمک کنید تا استراحت کرده و برای دوباره انرژی گرفتن آماده شوند. اگر دوره‌هایی با حجم کاری کم در محیط کاری شما وجود ندارد، به عنوان یک مدیر تمامی سعی خود را بکنید تا آنها را به وجود آورید. «لیندا استون»، مدیر سابق آکادمی مجازی مایکروسافت، می‌گوید: «این تمایل در افراد وجود دارد که همیشه و در همه‌جا به کار فکر کنند.» این باعث به وجود آمدن نارضایتی می‌شود و قدرت توجه و تمرکز را نصف می‌کند، بنابراین همیشه باید به کارکنان وقت‌های اضافی و خالی برای انرژی دوباره گرفتن داد. «تونی شوآرتز» (Tony Schwartz)، نویسنده و مشاور مدیریتی، می‌گوید: «مدیران باید متوجه باشند که کار ماراتن نیست بلکه انجام یک سری از فعالیت‌هایی است که در بین آنها باید زمان‌های خالی برای استراحت و انرژی گرفتن وجود داشته باشد. مثلا بعد از ۹۰ دقیقه کار متمرکز، باید ۱۰ دقیقه استراحت کنید.» مهم نیست مردم چند ساعت در روز کار می‌کنند، چیزی که اهمیت دارد ارزشی است که در طول ساعات کاری خود تولید می‌کنند. پس، نگران این نباشید که کارمندان‌تان چند ساعت در روز کار می‌کنند و در عوض به این فکر کنید که «برنامه‌های کاری کارمندان را چطور باید تنظیم کنم که وقتی به کاری مشغول هستند، با تمام وجود آن را انجام دهند.»

همدردی و دلسوزی را تمرین کنید مهربان بودن هیچ هزینه‌ای ندارد ولی منافعی که برای مدیران دارد بی‌شمار است. همدردی و مهربانی عملکرد و سود‌دهی کارکنان را به شدت بهبود می‌بخشد. در تحقیقی که در دانشگاه «نیو ساوث ولز» (New South Wales) صورت گرفت، ۵۶۰۰ نفر در ۷۷ سازمان مورد بررسی قرار گرفتند، نتایج به دست آمده نشان داد «بزرگترین و مهم‌ترین نکته‌ای که بر عملکرد و سوددهی سازمان تأثیر می‌گذارد، تلاش مدیران در شناخت کارکنان، پذیرش انتقاد و بازخورد و به وجود آوردن و پرورش حس همکاری در بین کارکنان است.» این تحقیق همچنین نشان داد که دلسوزی مدیران، یعنی درک انگیزه‌ها، امیدها و مشکلات کارکنان و ایجاد مکانیزم درستی برای پشتیبانی از آنها، باعث می‌شود کارکنان تا آنجا که می‌توانند خوب باشند و این در نهایت به افزایش بهره‌وری، بهبود عملکرد و سود‌دهی منجر می‌شود. همدردی و دلسوزی هم برای افراد و هم برای کسب‌و‌کار مفید است. مدیران در انجام این تلاش‌ها انتظار چه نوع برگشت سرمایه‌ای را باید داشته باشند؟ در شرکت بیمه‌ی «آئتنا» (Aetna) بازدهیِ بیش از ۱۲ هزار کارمندی که در برنامه‌های رشد و توسعه‌ی آگاهی که توسط شرکت برگزار شده بود، شرکت کردند، به طور متوسط ۶۲ دقیقه در هفته افزایش پیدا کرد و این امر باعث شد که به ازای هر کارمند ۳ هزار دلار در سال صرفه‌جویی صورت بگیرد. تحقیقات دیگر نشان داده‌اند که در شرکت‌های متوسط، محیط کاری شاد، ۴۶ درصد از میزان تغییر شغل کارکنان و ۱۹ درصد از مرخصی‌هایی که به علت بیماری گرفته می‌شدند را کاهش داده و عملکرد و بهره‌وری را ۱۲ درصد افزایش داده است. شادترین کارمندان ۴۶ درصد از زمان‌شان را بر کار تمرکز می‌کنند و انرژی‌شان در مقایسه با دیگر همکاران‌شان ۶۵ درصد بیشتر است. و در نهایت تحقیقات موسسه‌ی تحقیقاتی و مشاوره‌ی منابع‌ انسانی «تاورز واتسون» (Towers Watson) نشان داده‌اند که درآمد شرکت‌های بزرگی که کارمندان‌شان تعهدات احساسی بیشتری نسبت به کار خود دارند و از کارشان انرژی دریافت می‌کنند ۲ برابر و سود ناخالص‌شان ۳ برابرِ شرکت‌هایی است که کارمندان‌شان تعهدات احساسی کمتری دارند. ممکن است از خود سؤال کنید «آیا واقعا وظیفه‌ی من به عنوان مدیر این است که بر بهره‌وری کار افراد تمرکز کنم و از آنها بخواهم که شادی و آگاهی را تمرین کنند؟» مطابق تحقیقاتی که اخیرا توسط «گالوپ» به چاپ رسیده، ایده‌ای که می‌گوید کارکنان باید زندگی شخصی‌شان را در خانه بگذارند، کاملا غیر‌واقعی است. تحلیل‌های گالوپ نشان می‌دهند روحیات ما بر روی افرادی که با آنها کار می‌کنیم یا برای‌مان کار می‌کنند تأثیر می‌گذارد. بنابراین مدیران باید بر توانایی‌های احساسی و ذهنی خود تمرکز کنند. حرف آخر مدیران باید بدانند که رشد فردیِ هر فرد و تمام اعضای گروه، در طول زمان به بهبود عملکرد و بالا رفتن حس تعهد منجر می‌شود. انرژی داشتن سر کار و تشویق کارمندان برای داشتن انرژی و نشاط، نه تنها یک امر ممکن است، بلکه یک اصل اساسی در بهبود عملکرد تیمی است.