نکاتی که برای برگزاری یک جلسه کاری موفق باید بدانید
برگزاری یک جلسه دارای مراحل مختلفی است و برای داشتن یک جلسه کاری موفق، باید این مراحل را به درستی انجام دهید؛ در ادامه قصد داریم تا نکاتی مهم برای برگزاری یک جلسه کاری موفق را برای شما بازگو کنیم.
برگزاری یک جلسه کاری چه مراحلی دارد؟
برای برگزاری یک جلسه کاری موفق، اولین قدم شناخت مراحل مختلف برگزاری جلسه می‌باشد؛ این مراحل به ترتیب عبارت‌اند از:
- شکل‌گیری نیاز به ایجاد جلسه
- تعیین مشخصات جلسه
- ارسال مشخصات جلسه به مدعوین
- ثبت صورت جلسه و اشتراک‌گذاری آن با شرکت‌کنندگان
- تایید و امضای صورت جلسه توسط شرکت‌کنندگان
- تعیین مجریان بخش‌های صورت جلسه و پیگیری مصوبات
حال باید به این موضوع بپردازیم که چگونه این مراحل را به بهترین شکل پیاده سازی کنیم؟
چگونه یک جلسه کاری موفق داشته باشیم؟
برای برگزاری موفق و نتیجه‌بخش یک جلسه کاری یا اداری، باید به 7 نکته زیر توجه داشته باشید:
1. برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید
قبل از اطلاع‌رسانی و برگزاری جلسه، باید زمان کافی را برای برنامه‌ریزی و تهیه مدارک و مستندات لازم برای برگزاری جلسه صرف کنید و اهداف و دلایل برگزاری جلسات را مشخص کنید.
2. جزئیات جلسه را به طور کامل تهیه نمایید
در قدم دوم، باید دعوت‌نامه‌ای رسمی شامل مشخصات و جزئیات جلسه تهیه کنید؛ بهترین راه برای این کار استفاده از سربرگ‌های سازمانی و تهیه نامه‌ای رسمی و اداری می‌باشد. در دعوت‌نامه جلسات باید جزئیات جلسه و مشخصات آن درج گردد؛ مواردی مانند: عنوان، دبیر جلسه، مستندات جلسه، تاریخ برگزاری، زمان دقیق برگزاری، آدرس محل برگزاری، هدف برگزاری و... .
3. تمامی جزئیات لازم را برای مدعوین ارسال کنید
پس از فراهم کردن تمام مقدمات لازم، دعوت‌نامه‌های تهیه شده را باید برای مدعوین ارسال کنید و آن‌ها را از جزئیات و مشخصات جلسه آگاه نمایید. نکته مهم ای مرحله، کسب اطمینان از دریافت دعوت‌نامه توسط مدعوین است؛ برای این کار بهترین استراتژی امکان ارسال دعوت‌نامه و اطلاع‌رسانی از برگزاری جلسه به کمک راه‌های ارتباطی مختلف (مانند نامه، ایمیل، پیامک و...) می‌باشد.
4. از حضور یا عدم حضور مدعوین اطلاع داشته باشید
جهت کسب آمادگی لازم و هماهنگی‌های نهایی قبل از برگزاری جلسه، باید از حضور یا عدم حضور مدعوین در جلسه مطلع شوید؛ برای این کار باید راه ارتباطی بین خود و مدعوین قرار دهید تا امکان پاسخگویی به شما در خصوص حضور یا عدم حضور در جلسه را داشته باشند.
5. با اعتماد به نفس جلسه را مدیریت کنید
هنگام برگزاری جلسه، از شرکت‌کنندگان پذیرایی و خوش‌آمد گویی به عمل بیاورید و جلسه را مطابق مواردی که از قبل تهیه کرده‌اید، پیش ببرید؛ تنش‌ها و مسیر صحبت‌ها و بحث‌ها را کنترل کنید تا حتما موارد مد نظر در جلسه، بررسی شوند.
6. صورت جلسات را به طور دقیق ثبت نمایید
پس از اتمام جلسه، موارد ذکر شده، نظرات و نتیجه‌گیری‌ها را در قالب یک صورت جلسه، در سربرگ سازمانی ثبت کنید؛ تمامی جزئیات و مصوبات باید به دقت ثبت شوند و دخل و تصرفی در آن‌ها صورت نگیرد. شایان ذکر است که در صورت جلسه باید کارهای محول‌شده به افراد و همچنین دیگر مصوبات نیز به صورت دقیق درج شوند.
7. به سرعت صورت جلسه را در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید
در اولین فرصت، صورت جلسه را برای شرکت‌کنندگان و افراد مرتبط و مد نظر، ارسال نمایید؛ حتما داشته باشید که گیرندگان صورت جلسه، حتما آن را دریافت کرده، مطالعه نموده و تایید و امضا نمایند.
8. مصوبات و کارهای تعیین شده را پیگیری کنید
آخرین نکته برای برگزاری یک جلسه کاری موفق، پیگیری کارها و مصوبات و دست‌یابی به یک نتیجه مد نظر می‌باشد؛ باید بتوانید هر کدام از مصوبات را از طریق مجریان تعیین شده برای آن پیگیری کنید و زیر نظر داشته باشید، تا در نهایت جلسه برگزار شده ثمربخش واقع گردد.
آیا ابزار یا نرم افزاری برای برگزاری موفق یک جلسه کاری وجود دارد؟
تقریبا تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها از نرم افزارهای کامپیوتری و سامانه‌های اتوماسیون برای مدیریت مکاتبات، کارها و انجام وظایف خود استفاده می‌کنند و در پاسخ به سوال مطرح شده، باید بگوییم که بله!
ابزارها و نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت برگزاری جلسات اداری وجود دارند، که هر کدام از آن‌ها نیز قابلیت‌ها و امکانات متنوعی دارند؛ اما ما به دنبال نرم افزار و ابزاری سازگار و یکپارچه با سامانه‌های اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای سازمانی هستیم. یکی از مواردی که طی جستجو‌های خود با آن رو به رو شدیم، نرم افزار مدیریت جلسات و تقویم سازمانی فراگستر بود. این نرم افزار یکی از زیرسیستم‌های پایه و پیش‌فرض اتوماسیون فراگستر است و یکپارچگی کاملی با این سامانه اتوماسیون و زیرسیستم‌های دیگر آن دارد. برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های این نرم افزار که نظر ما را به خود جلب کردند، عبارت‌اند از:
- تعریف تقویم‌های کاری مختلف، متناسب با واحد‌های سازمانی
- امضای الکترونیکی و تایید صورت جلسات از طریق کارتابل اتوماسیون
- درج و ثبت مستندات (نامه، سند، فاکتور و...) در سامانه
- تعیین رخداد‌ها و جلسات به صورت روزانه یا هفتگی
- ثبت و تعیین تاریخ برگزاری جلسات در تقویم سازمانی
- درج رویداد برای گروهی از افراد به صورت همزمان
- کنترل هوشمند تداخل زمانی جلسات
- ارسال یادآوری برای جلسات به دبیر جلسه و شرکت‌کنندگان
- همگام‌سازی (Sync) تقویم سازمانی با تقویم گوگل
- تعیین آدرس محل برگزاری جلسه روی نقشه (Location) و ارسال به مدعوین
- اطلاع‌رسانی از وضعیت حضور یا عدم حضور مدعوین در جلسه
- ثبت الکترونیکی صورت جلسات (تایپ یا اسکن متن فیزیکی)
- ارسال صورت جلسات از طریق نامه اتوماسیون، ایمیل، فکس، ECE و...
- تخصیص کارها و مصوبات به افراد مورد نظر
- پیگیری مصوبات و کارها و ارتباط مستقیم با اجراکنندگان
- و...
برای آشنایی بیشتر با نرم افزار تقویم سازمانی و مدیریت جلسات فراگستر، می‌توانید به لینک " https://www.faragostar.net/automation/base/calendar/" مراجعه کنید.