چگونه جلسه مجازی را مدیریت کنیم؟

تا به حال یک جلسه مجازی یا آنلاین را مدیریت کرده‌اید؟ اگر تجربه کار در این زمینه را داشته باشید، می‌دانید که اداره کردن یک ویدئو کنفرانس کار جالبی است؛ اما در عین حال چالش‌های خاص خود را هم دارد. به طور مثال شما باید آمادگی کامل برای ارائه مطالب را داشته باشید، نرم افزار و سخت افزار برگزاری جلسه آنلاین را در اختیار داشته باشید و بتوانید جلسه را به نحو احسن مدیریت کنید. در این مقاله در مورد اینکه چگونه جلسه مجازی را مدیریت کنیم صحبت می‌کنیم. با ما همراه باشید.

چرا جلسات مجازی و آنلاین؟

تا چند سال پیش برگزاری جلسات کاری در اغلب اوقات به محیط‌های فیزیکی محدود می‌شد؛ اما با توجه به تحولات صورت گرفته در سال‌های اخیر مانند شیوع ویروس کرونا، بین‌المللی شدن ارتباطات، گسترش کسب و کارها و ... جلسات آنلاین رونق زیادی پیدا کرده‌اند. ویدئو کنفرانس ها این قابلیت را دارند که در آن واحد صدا و تصویر خود را به اشتراک بگذارید و در صورت لزوم از اسلایدها، تصاویر و ویدئوهای مختلف هم استفاده کنید. بدین منظور می‌توان از پلتفرم‌های مختلفی استفاده کرد.

اگر برای برگزاری جلسه آنلاین سازمان خود به دنبال پلتفرمی باکیفیت و کاربردی هستید، نرم‌افزارهای مختلفی در این حوزه وجود دارند. یکی از این پلتفرم‌ها، الوکام است. این پلتفرم انتخاب مناسبی برای شما است و سرویس‌های متنوعی برای برگزاری جلسات آنلاین در نظر گرفته‌ است. شما می‌توانید سرویس ایده‌آل خود را با توجه به مدت زمان مورد نیاز و تعداد افراد حاضر در جلسه انتخاب کنید. به هر حال باید به نوعی بتوانید جلسه خود را مدیریت کنید تا نتیجه مطلوب را به دست بیاورید. در ادامه در مورد نحوه مدیریت جلسه مجازی و آنلاین صحبت می‌کنیم.

چالش‌های موجود در جلسات آنلاین و مجازی

فردی که قصد برگزاری جلسه مجازی را دارد، مطالب خود را از قبل حاضر کرده و خود را برای ارائه آن‌ها آماده می‌کند. اما به هر حال ممکن است چالش‌هایی بر سر راه وجود داشته باشد. به طور مثال قطعی اینترنت یا کندی آن. در ادامه تعدادی از این چالش‌ها را بررسی می‌کنیم.

1. حواس پرتی بر اثر یک سری از عوامل

یکی از چالش‌هایی که در برگزاری ویدئو کنفرانس وجود دارد، امکان حواس‌پرتی است. در جلسه حضوری این احتمال کمتر وجود دارد؛ زیرا محیط یکی است و همه ناچار هستند حواسشان به جلسه باشد؛ اما در یک جلسه آنلاین ممکن است عوامل مختلفی باعث از بین رفتن تمرکز حاضران در جلسه شده و ارتباط ذهنی آن‌ها را با برگزارکننده قطع کند.

2. عدم وجود تعامل فیزیکی در جلسه مجازی

وقتی مخاطبان به صورت فیزیکی در جلسه حضور ندارند، طبیعتا دچار کاهش تمرکز شده و حواسشان کلا از بحث خارج می‌شود. مدیریت جلسه آنلاین از این لحاظ کمی سخت است و برگزارکننده باید با درگیر کردن مخاطبان از طریق سوال پرسیدن، صحبت‌های جذاب و ... حواس آن‌ها را به طور کامل به جلسه آنلاین معطوف کند.

3. چالش‌های فناوری و تجهیزات مربوط به برگزاری جلسه مجازی

یکی دیگر از مواردی که باعث اختلال در نظم و مدیریت درست جلسه آنلاین می‌شود، خرابی زیرساخت‌های تکنولوژیکی است. مثلا

• قطعی اینترنت

• مشکلات مربوط به سخت‌افزارهای مورد استفاده

• و عدم تعامل درست و صحیح با ابزارهای برگزاری جلسه آنلاین

باعث بروز چالش می‌شود. اما چگونه می‌توان از بروز این مشکلات جلوگیری کرد؟

یکی از روش‌های مفید برای از بین رفتن چالش آخر – عدم تعامل با نرم‌افزار برگزاری جلسه - استفاده از ابزاری با رابط کاربری ساده است. پلتفرم الوکام این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا به ساده‌ترین شکل ممکن، یک جلسه‌ آنلاین مفید و موفق داشته باشید.

چگونه جلسه مجازی را مدیریت کنیم؟

مدیریت جلسه آنلاین نیاز به دانش و تجربه کافی دارد. می‌توانید در این زمینه کتاب‌های مختلفی را مطالعه کنید. اما ترفندهایی که در ادامه به آن‌ها اشاره کرده‌ایم هم مفید و کاربردی هستند.

• عوامل حواس‌پرتی را از بین ببرید. سعی کنید خودتان در محیطی آرام و به دور از افراد خانواده یا محل کار به برگزاری جلسه بپردازید. از حضار هم بخواهید در محیطی آرام قرار بگیرند. تلفن همراه خود را در حالت سکوت قرار دهید و از مخاطبان بخواهید همین کار را انجام دهند. همچنین کودک خردسال، حیوان خانگی و ... در اطرافتان نباشد.

• لباس مناسبی انتخاب کنید. از پوشیدن لباس‌هایی که حواس مخاطبین شما را پرت می‌کند، جلوگیری کنید. از مخاطبین هم بخواهید لباس مناسبی بپوشند (اگر تصویر آن‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود.)

• قوانین و مقررات شفاف و مشخصی برای برگزاری جلسه آنلاین خود مشخص کنید. مثلا افراد تا زمانی که قصد صحبت کردن ندارند، میکروفون خود را خاموش کنند، همه یا دوربین خود را روشن یا خاموش – به طور همزمان - کنند.

• سعی کنید با دوربین همانند یک انسان برخورد کنید. فرض کنید وبکم مخاطب شما است و به دوربین نگاه کنید. بدین صورت ارتباط چشمی شما حفظ خواهد شد.

• به اتصال اینترنت و پر سرعت بودن آن توجه کنید. نگذارید عدم اتصال به اینترنت، عدم آگاهی کامل در مورد کار با نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای لازم برای برگزاری ویدئو کنفرانس، خللی در مدیریت جلسه آنلاین به وجود بیاورد.

• جلسه آنلاین را تا حد امکان تعاملی کنید. یعنی به مخاطبین هم اجازه صحبت کردن و نظر دادن بدهید. از آن‌ها سوال بپرسید و بحث به راه بیندازید.

• از رسانه‌های مختلف مانند تصویر، ویدئو، اسلایدهای جذاب و پاورپوینت برای رساندن مطلب به مخاطبین استفاده کنید.

حرف آخر

در این مقاله در مورد نحوه برگزاری جلسه آنلاین صحبت کردیم. در ابتدا تعدادی از چالش‌های جلسه آنلاین را بیان کردیم و سپس تکنیک‌های مختلفی در مورد مدیریت صحیح جلسه مجازی عنوان کردیم. سعی کنید برای برگزاری یک جلسه موفقیت‌آمیز این موارد را رعایت کنید تا جلسه‌ای موفق داشته باشید. ممنون که با ما همراه بودید. نظر شما چیست؟ تا به حال یک جلسه آنلاین برگزار کرده‌اید؟ با چه چالش‌هایی رو به رو شده‌اید؟ چگونه جلسه آنلاین یا مجازی خود را مدیریت کرده‌اید؟ تجربیاتتان را با ما در میان بگذارید.