نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب

نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب یا خروجی گرفتن از اطلاعات دستگاه حضورغیاب به چه صورت است؟ 5 روش برای خروجی گرفتن از اطلاعات سامانه حضوروغیاب وجود دارد:

1. تخلیه اطلاعات با فلش مموری یا هارد
2. تخلیه اطلاعات با کابل USB
3. تخلیه اطلاعات با wifi
4. تخلیه اطلاعات با شبکه
5. تخلیه اطلاعات با پورت سریال

 انواع سیستم های حضوروغیاب هوشمند که به مجموعه‌ای از این دستگاه و نرم افزار حضورغیاب اتوماسیون اداری گفته می‌شود، وظیفه ثبت تردد یا ثبت ساعت ورود و خروج را برعهده دارند. دستگاه کنترل تردد به شما این امکان را می‌دهد که با استفاده از نرم‌افزار مخصوص به آن دستگاه، اقداماتی چون محاسبه‌ی دقیق و آسان، مدیریت ورود و خروج کارکنان، میزان حضور کارکنان، میزان کارکرد پرسنل، میزان اضافه‌کار، کسر کار، مرخصی و مأموریت کارکنان را به‌صورت آنلاین انجام داده و در یک گزارش جامع آن را دریافت کنید. اطلاعات مربوط به حضوروغیاب کارمندان در دیتابیس دستگاه ذخیره می‌شود. برای استفاده از این اطلاعات باید اقدام به دریافت فایل خروجی دستگاه حضوروغیاب کنید؛ فایلی که تمامی اطلاعات مورد نیاز مانند ساعت ورود و خروج پرسنل، مرخصی‌ها، شیفت‌های کاری، اضافه کاری‌ها و... را در اختیارتان قرار می‌دهد. به نظر شما از چه روش‌هایی می‌توان اطلاعات دستگاه ثبت تردد یا نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه را تخلیه کرد؟

با کمک 5 روش فوق می‌توانید از اطلاعات ذخیره شده در دستگاه خود خروجی بگیرید. تصور غلطی که برخی افراد راجع‌به سیستم‌های حضوروغیاب اداری دارند این است که فکر می‌کنند با وارد شدن به بخش تنظیمات دستگاه حضور و غیاب و با فشردن یک دکمه، می‌توانند اطلاعات مربوط به ورود و خروج افراد را بر روی خود دستگاه مشاهده کنند. درحالی‌که برای دستیابی به دیتای ذخیره شده در دستگاه باید از نرم افزار حضور و غیاب مخصوصی که به همراه دستگاه ارائه می‌شود استفاده کنید. بنابراین امکان مشاهده اطلاعات ذخیره شده در حافظه سیستم حضورغیاب بر روی خود دستگاه وجود ندارد.

در ادامه روش‌های تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب را شرح داده‌ایم. اگر از انواع سیستم ساعت زن استفاده می‌کنید اما نمی‌دانید چگونه باید اطلاعات ذخیره شده بر روی آن را دریافت کنید.

آیا خروجی گرفتن از داده‌ های دستگاه حضوروغیاب دشوار است؟

سوالی که ممکن است برای شما هم پیش آمده باشد این است که آیا خودمان می‌توانیم اقدام به تخلیه اطلاعات دستگاه حضوروغیاب کنیم یا باید از پشتیبان شرکت سازنده درخواست کنیم فایل خروجی دستگاه حضوروغیاب را ارائه کند؟ در پاسخ به این سوال باید گفت خروجی گرفتن از اطلاعات ثبت شده در انواع سامانه حضوروغیاب کار چندان سخت و پیچیده‌ای نیست؛ خود شما هم می‌توانید این کار را انجام دهید و نیازی به حضور نیروی متخصص نیست. در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب معمولا دفترچه‌ای با عنوان کاتالوگ محصول ارائه می‌شود.

 اگر این دفترچه را به دقت مطالعه کنید، راهنمایی‌‎‌های لازم برای تخلیه داده های دستگاه حضوروغیاب را در آن پیدا خواهید کرد. اگر با مطالعه دفترچه راهنمای دستگاه ثبت تردد نیز نتوانستید اقدام به خروجی گرفتن از اطلاعات این سیستم کنید، برای درخواست کمک می‌توانید با پشتیبانی شرکت سازنده دستگاه حضوروغیاب خود تماس بگیرید.

آیا وجود نرم افزار حضوروغیاب برای تخلیه اطلاعات دستگاه الزامی است؟

تفاوتی نمی‌کند از چه روشی برای تخلیه اطلاعات از داخل دستگاه حضوروغیاب استفاده کنید چراکه در نهایت برای اینکه بتوانید این اطلاعات را در قالب یک فایل در اختیار داشته باشید، به نرم افزار حضوروغیاب نیاز دارید. آیا باید این نرم افزار را جداگانه خریداری کنیم؟ خیر؛ برنامه حضوروغیاب نرم افزاری است که به همراه سیستم حضوروغیاب ارائه می‌شود. اگر داخل جعبه دستگاه حضوروغیاب دیسکی که حاوی فال نصبی این نرم افزار است را پیدا نکردید، به احتمال زیاد باید به وبسایت رسمی شرکت سازنده دستگاه حضوروغیابی که خریداری کرده‌اید مراجعه کنید و اقدام به دانلود نرم افزار حضوروغیاب کنید.

درصورتی که موفق به پیدا کردن فایل نصبی نرم افزار نشدید، با فروشنده یا پشتیبانی شرکت دستگاه حضوروغیاب مانند شرکت تولید دستگاه حضوروغیاب علم و صنعت یا سازنده دستگاه های حضورغیاب افق فراویژن تماس بگیرید. توجه داشته باشید که این نرم افزار یکی از متعلقات دستگاه حضوروغیاب است و نباید هزینه‌ای جدا بابت آن از شما دریافت شود. در نهایت با نصب نرم افزار حضور غیاب بر روی کامپیوتر خود به راحتی می‌توانید دیتای ذخیره شده بر روی حافظه دستگاه حضوروغیاب را در قالب یک فایل بر روی کامپیوتر شخصی خود در اختیار داشته باشید.

با چه روش‌هایی می‌توان اطلاعات دستگاه حضوروغیاب را تخلیه کرد؟

همان‌طور که در مقدمه مطلب خواندید، چندین روش برای تخلیه دیتاهای ثبت شده در سیستم ساعت زن وجود دارد. در ادامه توضیحات تکمیلی راجع‌به چگونگی انجام هر یک از روش‌ها ارائه شده است. با بررسی موارد ذکر شده می‌توانید ساده‌ترین روش برای خروجی گرفتن از دستگاه ثبت ساعت ورود و خروج را انتخاب کنید.

تخلیه اطلاعات سیستم ساعت زن با فلش مموری

یکی از دردسترس‌ترین و ساده‌ترین راه‌های خروجی گرفتن از دستگاه‌های حضوروغیاب، کمک گرفتن از یک فلش مموری است. بر روی دستگاه ثبت تردد به دنبال پورت USB بگردید و فلش خود را به دستگاه متصل کرده و سپس وارد منوی دستگاه شوید. توجه داشته باشید فلشی که به دستگاه ورود و خروج پرسنل برای تخلیه اطلاعات متصل می‌شود باید فرمت FAT32 داشته باشد.

کلید ورود به منو در دستگاه‌های مختلف، متفاوت است. برای مثال در برخی از انواع دستگاه حضوروغیاب اثرانگشتی باید چندین ثانیه دکمه OK را نگه دارید تا به قسمت منو هدایت شوید. پس از ورود به منو باید به دنبال گزینه‌ای با عنوان مدیریت USB یا مشابه این بگردید. پس از ورود به این بخش باید دکمه فراخوانی اطلاعات یا عبارتی که مفهوم مشابه داشته باشد را انتخاب کنید. با طی کردن این فرایند اطلاعات از روی دستگاه حضوروغیاب به فلش مموری منتقل می‌شود.

حالا چگونه از اطلاعات کپی شده بر روی فلش استفاده کنیم؟ ابتدا باید نرم افزارحضورغیاب را بر روی رایانه شخصی خود نصب کنید. سپس با اتصال فلش به کامپیوتر و ورود به نرم افزار و انتخاب گزینه فراخوانی فایل، اطلاعات را از روی فلش بر روی نرم افزار منتقل کنید.

چرا برخی از سیستم های حضوروغیاب از فلش پشتیبانی نمی‌کنند؟

اگر فلش مموری خود را به درگاه USB دستگاه کنترل ورود و خروج متصل کردید اما دستگاه از فلش پشتیبانی نکرد و خطا داد، به احتمال زیاد مشکل یکی از موارد زیر است:

• به احتمال زیاد فرمت فلش FAT32 نیست.

برای تغییر فرمت فلش مموری، فلش را به کامپیوتر بزنید و با راست کلیک بر روی آن در قسمت Properties فرمت فلش را به FAT32 تغییر دهید. توجه داشته باشید که مقدار Allocation unit size باید بر روی 32 kilobytes تنظیم شده باشد.

• از فلشی با ظرفیت بسیار بالا استفاده می‌کنید.

اگر ظرفیت فلش مموری که به دستگاه حضوروغیاب متصل کرده‌اید بالاست و با خطا مواجه شده‌اید، در صورتی که از درست بودن فرمت فلش اطمینان دارید برای رفع مشکل بهتر است از فلشی با ظرفیت کمتر استفاده کنید.

• احتمال خرابی فلش نیز وجود دارد.

چنانچه از فرمت فلش اطمینان دارید و ظرفیت فلش نیز مناسب است اما باز هم دستگاه حضوروغیاب از فلش شما پشتیبانی نمی‌کند، فلش را بر روی دستگاه دیگری مانند کامپیوتر امتحان کنید تا از سلامت فلش اطمینان حاصل کنید.

اگر تمامی موارد فوق را بررسی کردید اما باز هم مشکل رفع نشد و سیستم حضور و غیاب از فلش پشتیبانی نکرد، چاره‌ای ندارید جز آنکه از دیگر روش‌های تخلیه اطلاعات دستگاه حضوروغیاب کمک بگیرید که در ادامه به آن‌ها اشاره شده است. مشکل پشتیبانی نکردن از فلش مموری معمولا در دستگاه‌های قدیمی بیشتر دیده می‌شود. انواع سیستم های حضوروغیاب هوشمند و پیشرفته موجود در بازار به راحتی از فلش مموری پشتیبانی می‌کنند.

تخلیه اطلاعات دستگاه ثبت تردد با کابل USB

از دیگر راهکارهایی که با کمک آن می‌توانید اطلاعات ثبت شده بر روی دستگاه حضوروغیاب را تخلیه کنید، استفاده از کابل usb است. برای این کار باید یک سر کابل را به دستگاه و سر دیگر آن را به کامپیوتر متصل کنید. چالشی که در این روش ممکن است با آن مواجه شوید، نیاز به جابه‌‍جایی دستگاه و نزدیک کردن آن به کامپیوتر است چراکه کابل‌های USB معمولا بیش از 3 متر طول ندارند. بنابراین یا باید دستگاه را نزدیک به کامپیوتر شخصی خود نصب کنید یا هر بار برای انتقال و جابه‌جایی اطلاعات، دستگاه را از محل نصب خود جدا کرده و نزدیک به کامپیوتر قرار دهید.

از دیگر اقداماتی که برای جابه‌جایی اطلاعات به وسیله کابل USB باید انجام دهید، نصب Driver و DLL دستگاه ورود و خروج پرسنل بر روی کامپیوتر است. پس از نصب و اتصال کابل به دستگاه ساعت زنی و کامپیوتر، اطلاعات ثبت شده مربوط به ساعت ورود و خروج پرسنل از روی دستگاه بر روی کامپیوتر منتقل می‌شود.

توجه داشته باشید که برای این انتقال شما به رمز مادر دستگاه حضور و غیاب نیاز دارید.

انتقال اطلاعات دستگاه ساعت زن با کمک WIFI

یکی از جدیدترین روش‌هایی که کاربران دستگاه‌های حضوروغیاب از آن برای انتقال اطلاعات دستگاه استفاده می‌کنند، کمک گرفتن از WIFI است. اگر به دنبال ساده‌ترین و بی‌دردسرترین شیوه انتقال اطلاعات هستید، پیشنهاد می‌کنیم این روش را امتحان کنید. برای این کار دستگاه حضوروغیاب و کامپیوتری که می‌خواهید اطلاعات بر روی آن منتقل شود باید به یک شبکه وای فای متصل باشند. توجه داشته باشید که برای استفاده از این روش دستگاه حضور و غیاب باید از ماژول WIFI پشتیبانی کند و نرم افزار حضوروغیاب بر روی کامپیوتر نصب شده باشد. پس از اتصال سیستم حضورغیاب و کامپیوتر به وای فای، وارد منوی دستگاه حضورغیاب شوید و از طریق قسمت شبکه بی‌سیم گزینه dhcp را انتخاب کنید.

جابه‌جایی اطلاعات دستگاه حضوروغیاب پرسنل با پورت LAN

دیگر راهکار موجود برای انتقال اطلاعات ذخیره شده در دستگاه حضور غیاب کمک گرفتن از شبکه است. این روش نیز مانند روش استفاده از فلش مموری رایج است چراکه چالش زیادی نداشته و به راحتی می‌توانید انتقال اطلاعات را انجام دهید. برای خروجی گرفتن از دستگاه حضورغیاب به کمک شبکه می‌توانید از شبکه سیمی یا شبکه بی‌سیم کمک بگیرید.

کمک گرفتن از شبکه سیمی رایج‌تر است. برای این کار باید ابتدا با کمک یک کابل شبکه دستگاه حضوروغیاب را به کامپیوتری که نرم افزار حضوروغیاب بر روی آن نصب شده است متصل کنید. پس از اتصال دستگاه با کامپیوتر، وارد نرم افزار حضوروغیاب شوید و گزینه فراخوانی اطلاعات را انتخاب کنید. سپس از طریق منوی نرم افزار می‌توانید تمامی اطلاعات ثبت شده در دستگاه حضوروغیاب را مشاهده کرده و حتی اقدام به دریافت فایل خروجی دستگاه حضوروغیاب کنید.

انتقال اطلاعات از دستگاه حضورغیاب به کامپیوتر با پورت سریال

آخرین راهکاری که با کمک آن می‌توانید اقدام به تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب کنید، استفاده از پورت سریال است که با وجود روش‌های جدیدتری چون WIFI و استفاده از فلش مموری، این روش کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد. در گذشته که دستگاه‌های حضوروغیاب از ماژول WIFI پشتیبانی نمی‌کردند و مجهز به درگاه USB نبودند، کاربران دستگاه‌های حضوروغیاب ناچار بودند از پورت سریال استفاده کنند. برای جابه‌جایی اطلاعات از این طریق شما به یک کابل سریال نیاز دارید که یک سر آن را به پورت سریال کامپیوتر و سر دیگر را به دستگاه ثبت تردد کارمندان متصل کنید. سپس باید درایورهای دستگاه ثبت تردد را بر روی کامپیوتر خود نصب کنید. این درایورها به صورت یک دیسک به همراه دستگاه حضوروغیاب ارائه می‌شوند یا باید فایل نصبی آن‌ها را دانلود کنید.

کدام یک از روش‌های تخلیه اطلاعات سیستم ثبت تردد امن‌تر است؟

در قسمت‌های قبل تمامی راهکارهایی که با کمک آن‌ها می‌توان اطللاعات ذخیره شده در دیتابیس دستگاه‌های حضوروغیاب را به کامپیوتر منتقل کرد، بررسی کردیم. برخی اوقات ممکن است به هنگام جابه‌جایی اطلاعات، بروز یک خطا یا مشکل موجب از دست رفتن دیتاهای ذخیره شده شود. به همین خاطر کاربران دستگاه‌های حضوروغیاب سوال می‌کنند که کدام یک از روش‌های انتقال اطلاعات روشی ایمن‌تر است. اگر فرایند انتقال اطلاعات به درستی صورت بگیرد تقریبا در تمامی روش‌ها، امنیت اطلاعات دستگاه تضمین می‌شود.

تنها در انتقال اطلاعات از طریق فلش مموری بهتر است پیش از اتصال فلش به دستگاه حضورغیاب از سلامت فلش اطمینان داشته باشید. ویروسی بودن فلش یکی از عواملی است که ممکن است منجر به از دست رفتن داده‌های دستگاه حضورغیاب شود. برای اینکه دستگاه حضوروغیاب از نظر سخت افزاری و نرم افزاری با مشکلی مواجه نشود، بهتر است از اتصال هر فلشی به آن خودداری کنید.

مشاوره: 09126403160