دستگاه حضور و غیاب، ابزاری مدرن برای صرفه‌ جویی در زمان و هزینه شرکت ها

دستگاه حضور و غیاب، ابزاری مدرن برای صرفه‌ جویی در زمان و هزینه شرکت ها

می‌توان گفت که در تمامی شرکت‌ها و کسب و کارها، زمان کار هر کارمند مؤلفه اصلی یا یکی از مهم ترین مؤلفه ها در تعیین حقوق و دستمزد اوست. علاوه بر این، ثبت و بررسی دقیق زمان ورود و خروج پرسنل، اضافه کاری و مرخصی هر کارمند، موجب ایجاد نظم و افزایش هویت سازمانی در هر مجموعه ای است. اگر مدیر یک شرکت یا کسب و کار باشید، این نکته را به خوبی درک کرده اید که هیچ مجموعه ای با بی نظمی، تاخیر در ورود و خروج، و عدم ثبت دقیق اطلاعات تردد کارمندان، به نقطه اوج و مورد نظر خود نمی‌رسد. در عصری که در آن زندگی می‌کنیم، زمان قیمتی ترین پارامتر به حساب می آید و مدیران و شرکت ها سعی بر آن دارند که با استفاده از ابزارها و تکنولوژی، زمان مفید را در شرکت خود به بالاترین حد ممکن رسانده و از هرگونه بی نظمی یا اتلاف و سرقت زمان جلوگیری بعمل بیاورند.

اما چگونه می‌توان این امر مهم را به بهترین نحو اعمال و پیاده سازی کرد؟

در این مقاله قصد داریم روش‌های مختلف کنترل تردد کارمندان را بررسی و مقایسه و بهترین آن را معرفی کنیم. با ما همراه باشید همانطور که می‌توانید حدس بزنید، اولین روشی که در زمینه کنترل تردد نیروی کار، بکار گرفته شد، روش دستی و استفاده از یک اپراتور انسانی بود. در این روش یک فرد تردد و زمان کارمندان را کنترل و نتایج را بصورت دستی ثبت و مستند می‌کرد. این روش به دلیل مشکلات و معایب زیادی که دارد، امروزه تقریبا منسوخ و در کمتر شرکت یا مجموعه متوسط و بزرگی شاهد آن هستیم. از معایب آن میتوان به کندی و اتلاف زمان، احتمال وجود خطا و از همه مهم تر درگیری تمام وقت یک نیروی انسانی اشاره کرد. با پیشرفت تکنولوژی، ابزاری های مدرن و کاملا اتوماتیکی در زمینه کنترل زمان و تردد اختراع و به بازار ارائه شد. این دستگاه ها کنترل تردد انواع مختلف و متفاوتی دارند و در ادامه به معرفی و مقایسه این دستگاه ها می‌پردازیم. دستگاه های حضور و غیاب و کنترل تردد کارتی دستگاه حضور و غیاب کارتی را می‌توان اولین نسل از دستگاه های مدرن کنترل تردد دانست. در بسیاری از شرکت و مجموعه ها، از این دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌شود. همانطور که از اسم این دستگاه ها مشخص است، اساس کار در این دستگاه ها، کارت است. بعد از نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب کارتی، به هر کارمند یک کارت منحصر به فرد ارائه میشود. بر روی هر کارت یک بارکد مغناطیسی متفاوت وجود دارد و با استفاده از آن، دستگاه کارمند مورد نظر را شناسایی و ورود و خروج، اضافه کاری، مرخصی و سایر اطلاعات ترددی وی را ثبت می نماید. آیا دستگاه حضور و غیاب کارتی بهترین نوع از دستگاه های حضور و غیاب است؟ در پاسخ به این سوال باید نکات مختلفی را در نظر گرفت مزایا و معایب این دستگاه را با هم قیاس کرد. از مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی، میتوان به قمیت پایینتر این دستگاه به نسبت سایر دستگاه های حضور و غیاب اشاره کرد. از معایب این دستگاه هم می‌توان از دو عیب اصلی دستگاه های حضور و غیاب کارتی نام برد. اولین نقطه منفی و ایرادی که به دستگاه های حضور و غیاب کارتی وارد است، احتمال تخلف و تقلب است. بعبارت دیگری این دستگاه ها را می‌توان با روشهای مختلفی فریب داد. از رایج ترین روش‌هایی که برای فریب این دستگاه استفاده می‌شود، روش استفاده از کارت کارمندان توسط یکدیگر است. در این روش یک کارمند از کارت کارمند دیگر استفاده و در حقیقت ورود و خروجهای جعلی را برای دستگاه ایجاد می‌کند. این مورد یکی از معایب اصلی دستگاه حضور و غیاب کارتی است و مدیران را به سمت خرید انواع دستگاه های حضور و غیاب دیگر ترغیب کرده است. مورد دیگری را که می‌توان تحت عنوان معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی برشمرد، احتمال گم شدن یا خرابی کارت‌هاست. فرض کنید یک کارمند کارت خود را گم می‌کند. یا کارتش در اثر مجاورت با رطوبت، ضربه خوردگی، آسیب به بخش بارکد مغناطیسی یا هر روش دیگری خراب شده یا خاصیت مغناطیسی خود را از دست بدهد. فرد مذکور تا زمان ارائه کارت جدید، از پردازش دستگاه خارج می‌شود که این امر باعث نیاز به یک اپراتور انسانی برای ثبت ورود و خروج او میگردد. همچنین تجدید و تعویض کارت‌ها، هزینه هایی را متوجه شرکت یا مجموعه می‌کنند. باتوجه به نکات مثبت و منفی دستگاه های حضور و غیاب کارتی، میتوان نتیجه گرفت که این دستگاه ها حداقل بهترین نوع دستگاه حضور و غیاب نمی‌باشند و می‌توان انتخاب های بهتری هم داشت. دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، اولین نسل از دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک است.

حال این سوال ایجاد می‌شود که دستگاه حضور و غیاب بیومتریک چیست؟

دستگاه حضور و غیاب بیومتریک،عمل کنترل تردد کارکنان را با استفاده از ویژگی های ظاهری که در فرد تغییر ناپذیرند انجام میدهد. برای مثال می‌توان به اثر انگشت، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه چشم، و یا تشخیص کف دستان اشاره کرد. دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی اولین و البته محبوب ترین نوع دستگاه حضور و غیاب بیومتریک بحساب می آید. از دلایل محبوبیت این دستگاه حضور و غیاب، دقت بالا در عین قیمت مناسب این دستگاه است. همچنین در این روش نیازی به صدور کارت و تعویض یا تجدید آن نیست و در نتیجه از هزینه های آتی شرکت با مجموعه نیز کاسته میشود. این دستگاه را می‌توان پر استفاده ترین دستگاه در شرکت و سازمان ها دانست. دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره تکنولوژی مورد استفاده در این دستگاه حضور و غیاب،تکنولوژی تشخیص دقیق چهره و ویژگی های صورت هر کارمند است. دقت این دستگاه بسیار بالاست و اکثرا در شرکت های بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد. بدیهی است که قیمت این دستگاه به نسبت دستگاه های دیگر بالاتر است و این را می‌توان یکی از ایرادات این دستگاه در نظر گرفت. دستگاه حضور و غیاب عنبیه ای دستگاه حضور و غیاب عنبیه ای را میتوان به جرات دقیق ترین نوع دستگاه حضور و غیاب دانست. این دستگاه حضور و غیاب با تشخیص عنبیه چشم هر کارمند، عمل شناسایی را انجام می‌دهد. از این دستگاه اکثرا در شرکت های بین المللی و غول های تجاری دنیا استفاده میگردد. آیا شرکت شما به دستگاه حضور و غیاب نیاز دارد؟ باتوجه به دنیای رقابتی امروز، وجود یک دستگاه حضور و غیاب موجب نظم دهی و بهره وری بیشتر زمان یک شرکت می‌شود. اگر صاحب یک شرکت، کسب و کار، فروشگاه، باشگاه ورزشی و یا... هر مجموعه دیگری هستید، می‌توانید از مزایای دستگاه حضور و غیاب بهره مند شوید. قبل از سفارش و خرید هر دستگاه حضور و غیاب، جهت انتخاب بهترین دستگاه حتما پاسخ سوالات زیر را در نظر بگیرید کدام دستگاه برای شرکت من مناسب است؟ آیا دستگاه حضور و غیاب مورد نظر اورجینال و دارای اصالت است؟ آیا دستگاه حضور و غیاب مورد نظر دارای گارانتی و پشتیبانی مناسب است؟ با توجه به تخصصی بودن این حوزه، وجود یک راهنما و مشاور مجرب که در مسیر انتخاب و خرید این دستگاه، راهنما و پاسخگوی سوالات و دغدغه های شما باشد بسیار مهم و حیاتی است. فراتکنو با دو دهه سابقه در حوزه محصولات کنترل تردد و دستگاه های حضور و غیاب و همکاری با بزرگترین برندهای روز دنیا در این حوزه، آماده مشاوره و پاسخگویی سوالات احتمالی شما در زمینه خرید دستگاه های حضور و غیاب میباشد.