کنترل پروژه چیست؟ + معرفی MSP مایکروسافت پراجکت

کنترل پروژه چیست؟

بیایید پیش از پرداختن به بیان مفهوم کنترل پروژه و مطالب مربوط به آن، کمی درباره عدم موفقیت پروژه های کلان صحبت کنیم. به نظر شما پشت صحنه شکست پروژه های کلان چیست؟

اگرچه بسیاری از سازمان ها در راستای دستیابی به موفقیت از هیچ تلاش کوچک و بزرگی فروگذار نمی‌کنند، اما واقعیت تلخ این است که موفقیت همیشه از آنِ آن ها نیست. این سازمان ها به یک نتیجه مهم دست یافته اند و آن، این است که عوامل متعدد و متنوعی وجود دارند که دست به دست یکدیگر داده و مانع رسیدن پروژه های کلان به اهداف اصلی می‌گردند. از جمله مهم ترین این عوامل می‌توان به داده‌های ناکافی، خوش بینی بیش از اندازه، خطاهای تخمین دستی و... اشاره نمود.

هنگامی که پای پروژه های کلان سرمایه به میان می آید، در 98 درصد موارد این پروژه ها با هزینه های بالا یا تاخیر رو به رو می‌شوند. به گونه ای که می‌توان گفت هزینه اتمام این پروژه ها 80 درصد از هزینه اصلی که برای انجام آن ها برآورد شده است، بیشتر خواهد بود! جدول زمان بندی این پروژه ها نیز در خوش بینانه ترین حالت 20 ماه یا حتی بیشتر به تاخیر می‌افتد.

حال ممکن است این سوال ذهنتان را به خود درگیر کرده باشد که تفاوت میان یک پروژه پر هزینه و دیر هنگام با یک پروژه در محدوده بودجه که به موقع تحویل داده می‌شود، چیست؟

پاسخ سوال شما اگرچه یک کوتاه است، اما بسیار مهم و سرنوشت ساز است: کنترل پروژه!

آشنایی با مفهوم کنترل پروژه

کنترل پروژه به فرایندی اطلاق می‌گردد که در طی آن داده های پروژه جمع آوری شده و تجزیه و تحلیل می‌شوند تا هزینه ها و برنامه ها در مسیر درست هدایت گردند.

آغاز، برنامه ریزی، نظارت و کنترل کردن، برقرار نمودن ارتباط، مشخص کردن هزینه ها و برنامه زمان بندی پروژه مهم ترین وظایفی هستند که کنترل پروژه عهده دار انجام آن ها است. در واقع می‌توان گفت که کنترل پروژه یک فرایند تکراری است که به تعیین وضعیت پروژه پرداخته و نتایج احتمالی را بر مبنای آن پیش بینی می‌نماید تا در صورت غیر قابل باور بودن نتایج، نسبت به بهبود عملکرد پروژه اقدام نماید.

به عنوان مهم ترین نمونه فعالیت‌های کنترل پروژه می توان به هم سو ساختن پروژه ها با هدف ها و پورتفولیوی سازمان، توسعه ساختار شکست کار، همکاری در برنامه های اولیه پروژه، تدوین برنامه مدیریت ریسک، بودجه بندی و پیش بینی پروژه، نظارت بر هزینه های پروژه، بازخورد و گزارش دهی و بهینه سازی استراتژی های پروژه برای دستیابی به نتایج بهتر در آینده اشاره نمود.

لازم به ذکر است که کنترل پروژه از نظر سلسله مراتبی تحت کنترل مدیریت پروژه قرار می‌گیرد. این فرد می تواند نسبت به گزارش دهی از یک پروژه خاص یا کل پورتفولیو به مدیر پروژه اقدام نماید. فراموش نکنید که وجود کنترل پروژه امری ضروری و غیر قابل چشم پوشی برای مدیریت موفقیت آمیز پروژه است. می دانید چرا؟

چون کنترل پروژه ذینفعان پروژه را از وجود مشکلات احتمالی آگاه نموده و این امکان را برای آن ها میسر می سازد که در صورت نیاز نسبت به انجام اصلاحات اقدام کنند.

نکته حائز اهمیت این است که فعالیت های کنترل پروژه باید از طریق چرخه عمر کامل پروژه یعنی از زمان شروع آن تا هنگامی که بسته شده و به پایان می‌رسد، صورت بپذیرد تا بدین ترتیب امکان کنترل عوامل گوناگونی که هزینه و برنامه را تحت تاثیر قرار می‌دهند، فراهم باشد.

فرآیندهای کنترل پروژه

• برنامه ریزی پروژه
• بودجه بندی
• مدیریت ریسک
• مدیریت تغییر
• پیش بینی
• مدیریت اجرایی
• مدیریت پروژه

تا بدین جا متوجه شدیم که کنترل پروژه فرآیندی بسیار ضروری در راستای حفظ مسیر پروژه به منظور دست یافتن به تعادل اقتصادی موجه میان سه عامل حائز اهمیت زمان، هزینه و کیفیت در حین اجرای پروژه می‌باشد. آیا ممکن است این فرآیند به صورت دستی و بدون نیاز به نرم افزارهای کاربردی صورت بپذیرد؟ بی شک خیر. وجود نرم افزار کنترل پروژه به منظور پیشگیری از وقوع خطاهای انسانی در این زمینه الزامی است.

نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه

اگر به آن دسته از افرادی متعلق هستید ک مشغله های کاری بسیاری دارید و یا جزء افرادی هستید که مدیریت پروژه های بزرگ عمرانی یا ساختمانی را عهده دار شده اید، حتما از اهمیت بحث مدیریت زمان آگاه می‌باشید! همه ما می‌دانیم که یکی از مهم ترین عوامل موفقیت در زندگی شخصی و شغلی برنامه ریزی است. پروژه های کلان نیز از این قاعده مستثنی نبوده و برای این که با موفقیت به پایان برسند، نیازمند برنامه ریزی هستند. این جا است که وجود نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه ضرورت می یابد.

گفتنی است که MSP نرم افزار کنترل پروژه ای کاربردی است که دستیابی به اهداف برنامه ریزی و کنترل پروژه را ساده و بی دردسر می کند. این برنامه کنترل پروژه که از آن تحت عنوان ام اس پروجکت نیز یاد می کنند، یکی از مطرح ترین نرم افزارهای دنیا است که استفاده از آن در مدیریت زمانی پروژه های کوچک و بزرگ رایج می باشد. اگر بگوییم MSP بهترین نرم افزار کنترل پروژه است، گزاف نگفته ایم!

ممکن است از خودتان بپرسید که کاربرد نرم افزار کنترل پروژه MSP چیست؟ اصلا به چه کاری می آید؟

بارها گفته ایم و باز هم می‌گوییم. این نرم افزار و نرم افزارهای مشابه در زمینه برنامه ریزی و مدیریت مورد استفاده قرار می‌گیرند. شاید برایتان جالب باشد بدانید که حتی امکان برنامه ریزی و مدیریت کارهای شخصی روزانه نیز با استفاده از نرم افزار مذکور میسر می‌باشد. به گونه ای که بسیاری از افراد پر مشغله به استفاده از آن روی آورده اند! البته نمی‌توان انتظار داشت همچون یک نرم افزار مدیریت وظایف قابلیت های اختصاصی برای این کار داشته باشد.

برنامه کنترل پروژه MSP

برنامه کنترل پروژه MSP بهترین نرم افزار برای کنترل پروژه است که زیر مجموعه نرم افزار آفیس بوده و در سالیان اخیر به لطف تحولاتی که مهندسان کامپیوتر در آن ایجاد نموده اند، به نرم افزاری کاربردی در زمینه مدیریت زمان بندی پروژه های کوچک و بزرگ تبدیل شده است. این نرم افزار کنترل پروژه به تعیین کلیه گام های لازم برای دستیابی به هدف پرداخته و با استفاده از جزئیات انجام پروژه و اطلاعات کلیدی که کاربر در اختیار آن قرار می‌دهد، گام به گام وی را تا رسیدن به هدف نهایی یاری می‌نماید.

نرم افزار نام برده که یک ناظر سفت و سخت برای مراحل مختلف پروژه به شمار می آید، کار برنامه ریزی را با جزئیاتی بسیار ریز، ریزتر از آنچه تصورش را می‌کنید، انجام می‌دهد. نرم افزار کنترل پروژه MSP با سنجش جوانب لازم جهت عدم انجام به موقع کار به نرم افزاری کلیدی در این زمینه تبدیل شده است. این نرم افزار با به همراه داشتن زمان بندهای اضافی برای تکمیل پروژه شرایطی را برای کاربران فراهم ساخته است که با اطمینان 100% روی آن حساب کنند!

فراموش نکنید که برای دستیابی به یک برنامه ریزی دقیق و حساب شده لازم است کلیه روند روزانه خود را در اختیار نرم افزار مذکور قرار داده و از ارائه اطلاعات اشتباه به آن بپرهیزید.

دلایل محبوبیت MSP

اگرچه برنامه های کنترل پروژه بسیاری وجود دارند که هر یک به دلیلی در میان کاربران به محبوبیت رسیده اند، اما MSP چیز دیگری است! آیا می دانید علت محبوبیت بیش از اندازه این نرم افزار در میان افراد و سازمان های علاقه مند به برنامه ریزی چیست؟

جالب است بدانید که این نرم افزار کارکردی بسیار ساده و بدون دردسر دارد. شما برای کار کردن با این نرم افزار به تخصص خاصی نیاز ندارید و به سادگی می‌توانید از پس انجام آن بر بیایید!

شباهت ظاهر MSP با برنامه های کمپانی آفیس موجب شده است که این نرم افزار در میان کاربران به شهرت و محبوبیت قابل توجهی دست پیدا کند. استفاده از امکانات ویندوز، وجود ارتباط کاربری میان برنامه های مایکروسافت آفیس، امکان استفاده از کمک آنلاین، قابلیت ارائه گزارش، امکان ایجاد جدول و برخورداری از محیط کاملا مخاطب محور همه و همه دلایلی هستند که موجب شده اند این نرم افزار مورد پسند و توجه ویژه کاربران قرار بگیرد. همچنین در این نرم افزار می‌توانید به راحتی از زبان فارسی برای متون استفاده کنید.

مزایای MSP

گفتنی است که این نرم افزار کاربردی از مزایای متعدد و متنوعی برخوردار می باشد. برای مثال نرم افزار مذکور اسکریپت نویسی و برنامه نویسی را مورد استفاده قرار داده و بدین ترتیب با به کارگیری این ابزارها می‌توانید به طراحی افزونه های مورد نظر خود بپردازید. وارد نمودن اطلاعات در این نرم افزار بسیار سریع و ساده صورت پذیرفته و به کارگیری آن بسیار آسان است. استفاده از امکانات در وب و استفاده از این نرم افزار برای نظرسنجی و اولویت بندی فعالیت ها و تصمیم گیری از دیگر مزایای مهم آن به شمار می آید.

لازم به ذکر است که امکان دسترسی به نرم افزار کنترل پروژه اندروید و نرم افزار کنترل پروژه تحت وب ام اس پی برای علاقه مندان به این برنامه میسر می‌باشد. برای استقرار نرم افزار پراجکت سرور و استفاده از MSP در سازمان خود به سازمان یار مراجعه کنید.

معایب MSP

هر نرم افزاری در عین برخورداری از مزایای گوناگون، معایبی نیز دارد. بدون شک MSP نیز از این قاعده مستثنی نیست. به عنوان نمونه هایی از معایب نرم افزار MSP می‌توان به عدم امکان ایجاد تغییرات در برنامه زمان بندی و ظرفیت عملیاتی پروژه ها، عدم کارکرد نسخه های پیشین در صورت ارائه نسخه های جدید، عدم امکان یافتن یادداشت های پیشین، پایین بودن سطح یادداشت گذاری در برنامه، عدم توانایی مرتب نمودن نسخه های پشتیبان، هزینه خرید بالا و ناتوانی در انجام امکانات ارزیابی و پیش بینی اشاره کرد.

همچنین نرم افزار msp امکان شخصی سازی امکانات بنابر نیاز سازمان شما را ندارد. ولی شما می‌توانید از نرم افزار مدیریت پروژه سازمان یار با قابلیت شخصی سازی بنابر نیاز سازمان خود استفاده کنید.

سازمان یار طراح و مجری نرم افزار های سازمانی مایکروسافت

ماجرا از زمانی شروع شد که خلاء یک راهکار نرم افزاری جامع و کاربردی بومی سازی شده در بحث مدیریت پروژه و برنامه ریزی منابع سازمانی (erp) به چشم می‌آمد. از این رو تیم سازمان یار با تکیه بر دانش متخصصان خود اقدام به طراحی و تولید نرم افزارهای بومی بر پایه راهکارهای سازمانی مایکروسافت کرد. از جمله ویژگی های این نسخه نرم افزار مایکروسافت پراجکت می‌توان به زبان فارسی، دسترسی آسان به صورت آنلاین از طریق تلفن همراه یا کامپیوتر شخصی، مدیریت منابع، مدیریت اسناد، گزارش گیری به صورت های مختلف از وضعیت و فعالیت های پروژه، تقویم شمسی و هزینه استقرار و پشتیبانی مقرون به صرفه اشاره کرد. این محصول یکی از ده محصول سازمانی شرکت سازمان یار است. برای مشاهده نرم افزارهای سازمانی بیشتر به وبسایت سازمان یار مراجعه کنید.